Cómo realizar una planificación de plantillas de trabajo

La planificación de plantillas de trabajo es la mejor forma de anticipar los movimientos de las personas de una empresa. Es un plan de acción al que no se le debe restar importancia. Puede llegar a incidir en diversas cuestiones de la empresa de forma impactante. Para ello se debe enfocar desde la revisión de la carga de trabajo y la mejora de los procesos. De esta forma se podrá garantizar una mejor adecuación entre la consecución de los objetivos y  las personas que trabajan para conseguirlos.

Es posible que se marquen unos objetivos que no siempre se cumplan. Entre otras cuestiones, la planificación de plantillas intenta asegurar que la falta de cumplimiento de los mismos, no se deba a la gestión del personal. El departamento de recursos humanos  no debe solo ceñirse a seleccionar personas. También debe velar para que la incorporación de las mismas tenga un sentido. ¿A qué dedican tiempo los trabajadores? ¿Todas las tareas que realizan son útiles? ¿Hay alguna tarea que se podría mejorar? Estas son algunas de las revisiones que se debe realizar en una planificación de plantillas de trabajo. Si te haces estas preguntas, continúa leyendo porque te daremos las pautas principales para realizar una buena planificación de plantillas.

Identifica las necesidades de planificación de personal

El primer paso para realizar una planificación de plantillas de trabajo es identificar las necesidades. Para ello lo más recomendable es poder realizar una análisis sobre los diferentes equipos de trabajo o departamentos que se encuentran en la empresa. Velar por la adecuación a los objetivos de parte de todos los departamentos. En ocasiones, ya este mero análisis puede ser un límite porque existe gran cantidad de empresas que no tienen bien definido el organigrama de la empresa. Así que empieza por ahí.

1. Recoge la información de todo el personal de la empresa
2. Identifica las tareas que a priori están realizando
3. Agrupa a aquellas personas que se encargan de tareas similares
4. Realiza un esquema dónde se adviertan todos los trabajadores y/ departamentos, junto con el flujo de trabajo existente entre ellos.

Una vez tengas el actual organigrama de la empresa, realiza un análisis sobre los objetivos de la empresa. Identifica la necesidad o la mejora que se necesitaría. De esta forma se podrá determinar aquellos equipos de trabajo en los que influyen y, sobre los que hay que trabajar.

Una vez se tienen claros los equipos que necesiten de una planificación de plantillas, el siguiente paso es la evaluación. Realizar una buena evaluación de estos equipos conseguirá obtener información y datos sobre su trabajo y sus necesidades reales. ¿Que se debe evaluar exactamente? ¿Por dónde empezar?

Evaluación de las plantillas de personal

Se recomienda en primer lugar conocer sobre las herramientas tanto físicas como digitales usadas por cada equipo de trabajo. Teniendo un conocimiento general sobre las mismas, lo ideal es realizar evaluaciones del desempeño individuales. Reuniones con cada uno de los miembros del equipo, con el objetivo de conocer recabar información sobre tres áreas: trabajo individual diario y responsabilidades, percepción sobre la organización del grupo y propuestas de mejora en la organización del trabajo. Es muy recomendable poder llevar un registro de toda la información recogida por persona en un documento para poder equiparar y evaluar todos los datos.

Tras estas evaluaciones individuales, se aconseja poder realizar una evaluación grupal. Citar a todo el equipo y obtener percepciones sobre la organización, comunicación y actitud del grupo en conjunto. Se podrán confirmar o desmentir ciertas cuestiones y localizar los roles que puede tener cada miembro. También va a suponer una acción de motivación, dado que los empleados necesitan sentirse escuchados y que la empresa se preocupa por su labor en la empresa. Con empleados comprometidos, se podrá reorganizar la plantilla y hacer más competitiva.

Si quieres aún obtener datos mas objetivos sobre dichos grupos y su trabajo, no dudes en realizar una evalución de 360º. Con ello podrán conseguir información por parte de otros departamentos de la empresa sobre el trabajo de los equipos a evaluar. La percepción de clientes internos, e incluso recoger información de clientes externos puede ser clave.

Reestructuración de la plantilla: selección externa o interna

Tras la recogida de los datos, se deberá realizar un análisis de los mismos. Identificar las carencias consideradas tanto en los procesos como en la organización del equipo. Es importante valorar el flujo de trabajo y la organización del mismo para revisar la implantación de nuevos protocolos en el trabajo del equipo. También se considerará la inclusión de nuevos procedimientos para ahorrar tiempo y costes.  Las tareas muy mecanizadas se podrán realizar con la implantación de TIC`s.

Una vez establecidos nuevos protocolos de trabajo, se debe poner en marcha con una reestructuración del equipo. La planificación de las plantillas va a ser fundamental. Realizar los movimientos necesarios para organizar una nueva gestión del equipo. Es muy importante haber identificado las carencias que tiene una persona así como sus potencialidades. En ocasiones, no es que un trabajador no funcione bien, sino que no está dónde puede poner en práctica sus puntos fuertes.

Es labor de Recursos Humanos saber identificar el talento de cada persona para asignarle las funciones en las que más pueda destacar y funcionar. También será el momento de tomar decisiones. Tanto de dar una mayor responsabilidad o ascender a alguien, como en su caso, de considerar prescindir de algún trabajador. Además de ver necesidades de incorporar a nuevo personal al equipo para hacerlo más competitivo. Es importante facilitar los recursos al equipo o departamento para alcanzar objetivos.

Aquí jugará un papel fundamental la capacidad de Recursos Humanos de llevar a cabo una buena selección, tanto interna como externa. Llevar a cabo una planificación de plantillas sin duda resultará una gran acción con la que reenfocar las capacidades de un equipo. Lograr forjar unos cimientos persistentes y adecuados harán ahorrar costes y tiempos futuros.