Lo que no te han contado sobre la gestión del tiempo en el trabajo

En este artículo veremos algunas cuestiones esenciales que no te han contado sobre la gestión del tiempo en el trabajo. No se trata de elaborar una lista de trucos o herramientas, pretendo ir más allá.

Si hiciera una encuesta sobre cual es uno de los bienes inmateriales más importantes en nuestra sociedad seguro que en las posiciones top estaría el tiempo.

Lo curioso es que esto no ocurre solo en nuestro momento histórico, donde todo va a una velocidad de vértigo. En otras épocas, cuando la vida transcurría más despacio, el tiempo también era un bien muy preciado.

Generaciones anteriores ya experimentaban la necesidad de exprimir cada minuto para sacarle el máximo provecho. Lo refleja muy bien el refranero popular, ¿te suenan estas expresiones?: “El tiempo es oro”, “aprovecha el tiempo que vale el cielo” “tiempo ido, tiempo perdido”, y así un largo etcétera.

En el ámbito laboral se podría decir que el tiempo es “el amo”, una de las competencias mejor valoradas en cualquier profesional es la gestión eficaz del tiempo.

¿Quieres adquirir esta competencia? ¿Te importa sacar el máximo rendimiento a tu jornada laboral? En este artículo te doy las claves para una correcta gestión del tiempo

 ¿Qué es la gestión y el control del tiempo en el trabajo?

La gestión del tiempo es la toma de decisiones que realizas de forma consciente para planificar tus tareas siendo lo más productivo y eficaz posible. Es decir, hacer lo máximo en términos de cantidad, hacerlo bien, en términos de calidad, invirtiendo el menor tiempo posible y respondiendo en plazo.

Dicho así parece fácil, aunque no nos engañemos, es todo un “arte”. La buena noticia es que se puede aprender y entrenar, y, además, todos los días podemos tomar la decisión consciente de aplicar este aprendizaje.

Para adquirir hábitos que nos ayuden a realizar la mejor gestión del tiempo en el trabajo, no es necesario inventar nada, vamos a aprender de los mejores.

Como ya dijo Antoine de Saint-Exupéry muy acertadamente: “El mundo entero se aparta cuando ve pasar a un hombre que sabe adónde va”.

Beneficios de una adecuada gestión del tiempo ¿Quién gana?

En el ámbito laboral, una gestión eficaz del tiempo contribuye al cumplimiento de los objetivos establecidos por la organización, cada persona hace su aportación para que la organización avance y así avanzamos todos.

El aumento de la eficiencia y de la productividad empresarial repercute muy positivamente en la experiencia del cliente objetivo, ya que se responde adecuadamente a los plazos y a la calidad esperada. 

En el plano individual, una adecuada organización y planificación de nuestro tiempo en el trabajo nos reporta claros beneficios:

• Nos permite cumplir los plazos en la entrega de las tareas asignadas, al ser capaces de priorizar.
• Que esas tareas se realicen con calidad, al no tener que responder de forma precipitada.
• Elimina o reduce el estrés y la ansiedad, ya que tenemos el control de nuestra propia organización. Al saber qué tengo que hacer y cuando, las circunstancias no me arrastran. Por lo tanto, mi actitud en el trabajo será de mayor satisfacción.
• Tendré más oportunidades de crecimiento profesional al tener buena reputación en la organización y contribuir a generar un buen clima laboral.
• Mi satisfacción laboral repercute también positivamente en mi vida personal.
• Saber priorizar tareas en el plano laboral también me facilita hacerlo en mi vida personal, por lo que en este ámbito también experimento sus beneficios.

Está muy claro, la gestión del tiempo en el trabajo reporta beneficios a todas las personas implicadas, organización-cliente-trabajador/a, todas las partes ganan.

Para tener un conocimiento profundo de todas las dinámicas que se dan en una organización y realizar una adecuada gestión de los recursos humanos puedes formarte con el Máster en Recursos Humanos.

¿Cómo llevar a cabo una adecuada gestión del tiempo en el trabajo?

Antes de entrar en el estudio de pautas y metodologías para la organización de tareas, me parece crucial señalar cual debe ser el contexto general más idóneo para su logro, y aquí el papel de la organización es crucial, para no pedir imposibles y allanar el camino a las personas que la integran.

Compete a la organización plantear unos objetivos acordes con el manual básico de la formulación de objetivos, en el tema que nos ocupa es importante que sean:

• Específicos: precisos, concretos y entendibles.
• Medibles: que se pueda comprobar su consecución.
• Realistas: Al ser creíbles, las personas implicadas aceptarán su responsabilidad y se emplearán a fondo.
• Finitos: que se marquen plazos de consecución y fecha límite.

Por otro lado, es importante estudiar la opinión de expertos.

Stephen R. Covey, uno de los grandes referentes en gestión empresarial, hace algunas referencias en su obra “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. El tercer principio nos habla de “poner primero lo primero”, es decir, liberarnos de la tiranía de lo urgente para priorizar lo importante.

Uno de los grandes gurús en gestión del tiempo, Daniel H. Pink, autor de varios best seller sobre este tema, trata un tema muy interesante en su última obra “¿Cuándo? La ciencia de encontrar el momento preciso”.

El equipo de H. Pink ha analizado más de 700 estudios científicos relacionados con el tiempo llegando a conclusiones muy interesantes. El 80% de las personas rinden más y mejor en horario de mañana (los llama “alondras”), el 20% restante, al contrario, está más alerta en horario de tarde (“búhos”).

Para organizar tu tiempo en tu jornada laboral resulta muy importante que identifiques qué tipo de persona eres y decidas que tareas te planificas en cada tramo horario. Si eres “alondra” planifica las tareas que requieren más concentración y trabajo analítico en las horas más tempranas de la mañana y si eres “búho” deberás hacerlo en tu horario de tarde de mayor rendimiento.

Otras estrategias para lograr una gestión eficaz del tiempo y aumentar la productividad laboral

Existen muchas teorías sobre las técnicas y metodologías más efectivas para lograr una mejor gestión del tiempo. En mi opinión no existe la “receta ideal”, lo ideal es detectar cuales son las estrategias qué mejor te funcionan a ti.

Si quieres mi opinión, las siguientes son las que me parecen básicas:

• Foco, está más que demostrado que la multitarea no funciona, reporta más perjuicios que beneficios para una adecuada gestión del tiempo.
• Elimina las distracciones procedentes de tu PC y móvil cuando necesites concentrarte en dar una respuesta rápida y adecuada.
• Aplica la matriz de Eisenhower muy útil para discriminar la prioridad y urgencias de tus tareas.

• Prioriza la tarea más importante, empieza con decisión el día abordando las tareas más importantes y hazlo en tu tramo horario más productivo. No postergues lo inevitable.
• Marca un tiempo razonable para cada tarea y prémiate con un breve descanso, no basta con dar respuesta a una tarea en el plazo establecido, no dediques 2 horas a lo que se puede resolver en 1. Cuando inicies una actividad marca tu propio plazo razonable, cúmplelo y prémiate con un pequeño descanso cuando hayas concluido. Esta es la idea que subyace en la “técnica pomodoro”.
• Utiliza listados de tareas o aplicaciones de gestión del tiempo, la herramienta que decidas no es determinante, la que te resulte más cómoda o clara. Lo importante es que recojas de forma clara y muy concreta todas tus tareas y que les asignes una prioridad.
• Aprender a decir que no, se consciente en todo momento de tus límites, ten una idea clara del volumen de trabajo que estás manejando. No asumas lo que no puedas abarcar, y si lo haces, informa de los plazos que puedes asumir.

Existen muchas más técnicas, herramientas, metodologías, aplicaciones, software, modelos de listados, etc. Nuestro objetivo no es hacer una lista interminable de “trucos infalibles”. Lo realmente esencial se reduce a 3 cuestiones:

• Autoconocimiento, analiza tus pautas de comportamiento, se honesto/a contigo mismo/a, detecta si eres alondra o búho, Analiza tus pautas de procratinación y actúa en consecuencia.
• Adaptación a medida, utiliza la metodología y herramientas que realmente te funcionen a ti, deshecha todo lo demás.
• Autoanálisis, evalúa tu productividad periódicamente y haz ajustes si se necesitan, pero cuidado, que esto no sea algo obsesivo y no se invierta más tiempo en planificar que en hacer.

Para cerrar esta reflexión me remito a una cita de Henry F. Amiel: "El hombre que pretende verlo todo con claridad antes de decidir nunca decide".