Desde 2020, nos hemos adaptado a modelos de trabajo tan diversos como el teletrabajo, el modelo hibrido o en este caso el hot desking. Este modelo tiene su origen en los antiguos marines con la terminología hot racking. Cuando había muy poco espacio en los camarotes, los marineros tenían que turnarse para descansar. De esta forma, reducían espacio y la cama se mantenía caliente.

Muchas empresas han adoptado esta tendencia, ya que conlleva flexibilidad laboral y optimizar las zonas de trabajo. Por muy nuevo que parezca, el hot desking lleva instaurado en algunas empresas desde 2014, como por ejemplo en la empresa Deloitte.

Vamos a conocer qué es, por qué está tan de moda y que beneficios e inconvenientes ofrece.

¿Qué es el hot desking?

El concepto hot desking hace referencia a la renovación diaria de los puestos de trabajo en una empresa. Es decir, un espacio de trabajo puede ser utilizado por cualquier usuario sin tener uno permanentemente fijo. Al cambiar a diario de ubicación, favorece desde la comunicación entre trabajadores hasta el mantenimiento del mobiliario al ser menos utilizado.

Como es de destacar, el empleado únicamente tiene a su cargo un portátil y poco equipamiento para desarrollar sus funciones. De forma que también favorece un método de trabajo hibrido.

Los espacios hot desking puede encontrarse tanto en empresas privados como en espacios coworking, dando flexibilidad total a los trabajadores y mucho más colaborativo.

Algunas de las características principales son:

• Trabajo presencial + teletrabajo. El hot desking es un perfecto aliciente para que el trabajo híbrido sea la mejor forma de trabajo en la actualidad.
• Naturalizar el uso de herramientas digitales. Desde que el Covid 19 se acoplo (malamente) en nuestra rutina, el uso de tecnologías es el método de trabajo instaurado en las empresas.
• Para que estemos capacitados para el hot desking debemos estar lo más actualizados posible tecnológicamente hablando.

Beneficios de implantar este modelo laboral

El modelo hot desking llegó pisando fuerte por todos las ventajas que ofrece. Algunos de ellos son:

• Ahorro de costes. Al únicamente usar un lugar de trabajo y seleccionar el puesto que vas a ocupar, conlleva un menor coste en el alquiler. Además, para la empresa también supone un ahorro ya que no tendrá a su plantilla al 100% de la ocupación de puestos.
• Mejora en el ambiente laboral. La selección diaria del puesto de trabajo, conlleva que cada día se conozcan nuevos compañeros. Esto va a mejorar tanto las relaciones sociales y aumentar la comunicación. Además, de una motivación para los trabajadores ya que en ningún momento caen en la rutina.
• Incentiva la cultural social y profesional. En muchos casos, como las zonas de coworking, el contacto con otros trabajadores que no sean de tu mismo sector proporciona el conocimiento e valoración de otras profesionales.
• La libre elección para el trabajador. Elegir dónde, cuándo y cómo realizar tu trabajo, mejora la motivación y  organización individual. Éste deberá de mantener el espacio limpio y ordenado para que otros usuarios puedan hacer uso de él.
• Aprovechamiento de todas las zonas de trabajo. Podemos reducir las zonas efectivas casi a la mitad. De esta forma podemos usar ciertas ubicaciones para otro tipo de eventos sin tener la necesidad de cambiar el puesto de otra persona, ni sus pertenencias.

Desventajas compartir tu espacio profesional

Compartir tu espacio de trabajo no siempre es la mejor opción ya que puede llegar a provocar inestabilidad emocional. Algunos de los inconvenientes de este modelo de trabajo son:

• Clima laboral más impersonal. No saber dónde vas a ubicarte para trabajar ni qué compañeros vas a tener ese día, puede llegar a ser incomodo. Poder poner nuestros post-it con recordatorios para el día siguiente, encontrarte a tu compañero de siempre o regar tus plantas decorativas que tienes en la mesa.
• Puede que el modelo hot desking este hecho para las últimas generaciones. La gente joven está más acostumbrada al cambio y a adaptarse rápidamente a ambiente diversos. Pero puede no estar hecho para aquellas personas que, tras 20 años de experiencia, siempre hayan tenido un trabajo presencial.
• Absentismo laboral. Poder tener la elección de asistir a tu puesto de trabajo puede llevar muchas veces a que la persona poco a poco asista menos a la oficina y finalmente no acuda en ningún momento. Esto puede darse cuando haya una mala distribución de los espacios. En una situación extrema, puede causar problemas de salud al no tener esa estabilidad de asistencia al puesto.
• Costes tecnológicos. En el caso de las empresas, tendrán que valorar los costes que supondría adaptar este modelo de trabajo. Principalmente porque no todos los trabajadores tienen un dispositivo funcionalmente apto para el trabajo. Por lo que, en muchas ocasiones, será la empresa la que debe proporcionar el material.

Claves para adoptar el modelo hot desking en tu entorno laboral

Implantar esta modalidad en una empresa conlleva desarrollar un gran proyecto y cambio entre los trabajadores. A nivel empresarial ofrece muchas facilidades para expandirse de forma internacional y una ampliación de plantilla por su continuo ajetreo.  Algunas claves para su adaptación son:

1. Organizar de 0 el trabajo presencial. Puede crearse un calendario para que los trabajadores tengan claro donde y cuando deben asistir a su puesto de forma física.
2. Nuevo diseño interior. Habrá que redistribuir los espacios para que sean cómodos, espaciosos y factibles para trabajar de manera individual y grupal. Manteniendo la privacidad y los espacios destinados a ciertas funciones.
3. Acompañamiento de los trabajadores. No todos están hechos para este modelo de trabajo, por lo que habrá que hacer un seguimiento y tener en cuenta las preferencias de cada uno.
4. Adaptar todas las herramientas digitales posibles para el buen desarrollo de las tareas laborales.

El hot desking no es solo una reorganización empresarial sino una adaptación en toda regla de mentalidad a la hora de desarrollarnos profesionalmente hablando.

¿Tu empresa tiene implantado el hot desking?, ¿te ves capaz de realizar este salto y revolucionar tu negocio?