Aspectos legales a cumplir para organizar un festival de música

Cómo organizar un festival de música es un asunto para nada sencillo, ya que los festivales de música requieren el cumplimiento de una serie de aspectos legales, que afectan a su organización y desarrollo, más allá del disfrute del propio evento musical.

En este artículo, vamos a ver las cuestiones más importantes, tanto jurídicas como fiscales, para saber cómo organizar un festival de música. ¡Empezamos!

La importancia de cumplir con los Derechos de autor

En primer lugar, la persona promotora del festival de música, tiene que contactar con la Sociedad General de Autores y Editores (SGAE), para comunicar que se va a celebrar el evento, y junto a esta comunicación, aportar un formulario para pagar las tarifas que correspondan. 

Los derechos de autor no se incluyen en el caché de los artistas del festival, por lo que aunque sea el autor de sus propias canciones que tocará en el festival, se le paga por la actuación en sí, y no por su composición.

Una vez se ha comunicado a la SGAE, quien organice el festival tiene que pagarle a la misma una cuantía en concepto de royalties en beneficio del autor de las canciones que se interpretan en directo. Después, la SGAE liquida al autor de las canciones (habitualmente el propio artista o el grupo), dicho dinero recaudado, descontando una cantidad por las gestiones.

Para quien no conozca el significado de las royalties, se trata de los pagos que se llevan a cabo a cambio de una licencia de uso o explotación de un producto o servicio.

Grabación de las actuaciones

Actualmente, los festivales pueden quedar documentados y posteriormente cabe la posibilidad de crear contenido audiovisual sobre el festival de música.

En determinadas ocasiones, hay artistas que tienen firmado por contrato la cesión exclusiva a la compañía discográfica de sus derechos de reproducción y comunicación pública de la fijación de sus actuaciones como intérprete.

En estos casos, la organización del festival tendría que recoger la autorización del sello discográfico en caso de querer grabar los conciertos o las actuaciones del artista para su posterior difusión, como la promoción, por ejemplo.

Se necesita, en cualquier caso, la autorización escrita del artista para poder grabarle mientras actúa, ya sea a través de fotografía, sonido o vídeo, aunque posteriormente no se pretenda difundir. Esta autorización suele incluirse en la contratación con el artista para actuar en el festival.

Además, algunos contratos discográficos también exigen a los artistas una comunicación previa de los conciertos que van a realizar, y la discográfica tiene la potestad, en algunos casos, de autorizar o rechazar actuaciones. Esta cláusula puede valorarse como abusiva o anulable en determinadas ocasiones.

Para evitar así un incumplimiento contractual, se debe conocer previamente si existe la casuística mencionada del contrato del artista con la discográfica o no.

Derechos de imagen, marcas y patrocinadores

Es recomendable regular en el contrato establecido entre el festival y el artista, las condiciones pactadas respecto a los patrocinios, garantizando así una seguridad jurídica sin dar lugar a posteriores reclamaciones.

Para los festivales, la figura de patrocinadores y anunciantes es importante y frecuente. Es el festival quien obtiene la rentabilidad económica de los anunciantes, y son estos anunciantes quienes tienen interés en plasmar su imagen y valores que puedan transmitir los artistas al público.

La financiación del festival, por tanto, no solo procede de las entradas vendidas y las barras de consumiciones, sino con estos patrocinadores comerciales e institucionales. En numerosas ocasiones, incluso la marca comercial se añade a la del festival.

Por otra parte, el nombre artístico y el logo del grupo o del músico, puede ser una marca registrada, por lo que su titular es quien tiene la potestad de autorizar o no el uso de dicha marca.

Cuando la marca está registrada, el festival tiene que quedar autorizado, también por escrito, para usarla con sus anunciantes. Asimismo, los/as artistas gozan del derecho a la propia imagen, es decir, más allá de sí la marca está o no registrada, pueden denegar o autorizar que se use su imagen para publicidad o marketing.

Derechos del público

El público asistente a un festival se considera “consumidor”, ya que se trata de personas físicas que asisten al festival sin tener ningún propósito relacionado con su actividad comercial, empresarial o profesional.

Basándose en lo anterior, el público queda protegido por la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, teniendo en cuenta que cada Comunidad Autónoma tiene competencia en materia de consumo, pudiendo determinar controles y sanciones a las entidades que incumplan las normas.

Los derechos que tienen los consumidores, que pueden afectar, por tanto, también al público de los festivales, son:

• Derecho a la protección frente a prácticas comerciales desleales e inclusión de cláusulas abusivas en los contratos.
• Derecho a indemnización por daños y reparación de perjuicios sufridos.

Hay que tener en cuenta que la entrada del festival es el título jurídico para el consumidor, y además quien organice el festival puede añadir condiciones y obligaciones para los asistentes, que no tengan la condición de abusivas.

Además de lo anterior, la empresa tiene una serie de obligaciones en cuanto al comercio electrónico. Si se venden las entradas mediante plataformas digitales, estas tendrán sus propios términos y condiciones.

Transparencia de precios y ofertas en venta de entradas anticipadas

Hay que informar a los asistentes del precio total y desglosando los incrementos o descuentos aplicables o de los gastos adicionales que suponga la compra por servicios accesorios.

Derecho de desistimiento

En un festival no es posible ejercer el derecho de desistimiento cuando una persona no pueda asistir y quiera devolver su entrada, ya que es una actividad de esparcimiento con una fecha concreta, determinado por Ley como regla general.

Si hubiese una modificación del cartel del festival, si podría realizarse la devolución de entradas.

Merchandising y servicios de barra

El festival debe cumplir con las normas de seguridad e higiene en cuanto a la venta de productos, alimentos y bebidas y ofrecer información correcta y clara sobre sus precios y ofertas.

Monederos electrónicos en chip de pulsera

Se trata de un servicio que cada vez más ofrecen los festivales, mediante el cual se puede pagar con un monedero electrónico situado a través de un chip en una pulsera.

Esto conlleva implicaciones legales, ya que debe llevar términos y condiciones de uso que el público tiene que aceptar, por escrito o mediante herramientas “click wrap” cuando se recarga o se compra la entrada en la web del festival.

Protección de datos para saber cómo organizar un festival de música

La mayoría de festivales suelen disponer de una web o red social donde desarrollar su marca, promocionarse e informar sobre los eventos y actividades que van a realizar, así como la venta de entradas. Por ello, se deben cumplir la Ley de Protección de Datos y la Ley de servicios de la sociedad de la información y del comercio electrónico.

Al recabar los datos personales de las personas asistentes, primero se debe informar de que existe un fichero al que dichos datos se van a incorporar, inscrito a la AEPD, así como la finalidad de recabar los datos personales solicitados.

Permisos, licencias y seguros

El festival debe solicitar autorizaciones y licencias municipales para que sea legal su celebración como espectáculo público. Cada normativa autonómica regula de manera distinta esta materia, además de las ordenanzas municipales sobre licencias y medio ambiente existentes.

Para proporcionar las licencias, sobre todo se tendrá en cuenta las cuestiones de seguridad y protección medioambiental, incluyendo la contaminación acústica y ruido para los vecinos, y determinando horario, aforo y un plan de seguridad, además de acreditar que la instalación queda bien insonorizada.

Además, el organizador del festival debe contratar un seguro de responsabilidad civil obligatoria de la actividad y posibles daños de los asistentes, de acuerdo con la normativa autonómica.

Derecho laboral y compliance

Hay que revisar si los músicos que van a actuar en el festival son autónomos, y emiten su factura, o si se pacta relación laboral, existiendo un contrato de trabajo, denominado contrato de actuación, y dándole de alta en la Seguridad Social, siendo su tratamiento fiscal, por tanto, distinto.

Estos contratos son los primeros pasos para organizar el festival de música, ya que sin los artistas, su celebración no sería posible.

Es recomendable, también, elaborar un plan de cumplimiento normativo o compliance penal, para evitar que la organización del festival incurra en incumplimientos o delitos por parte de sus directivos y trabajadores.

Otros requisitos para conocer cómo organizar un festival de música

Además, se requiere:

• Un certificado de cumplimiento del Código Técnico de la Edificación.
• Memoria de instalaciones provisionales y compromiso para emitir certificado y certificado de montaje de instalaciones provisionales.
• Boletín de instalación eléctrica temporal.
• Contratación de servicio médico privado.
• Disposición de hojas de reclamaciones.
• Puntos anti-agresión o punto violeta.
• Plan de autoprotección y disposición de extintores.
• Permisos administrativos e información al Ayuntamiento para que se valore la presencia policial, accesos y salidas del recinto, congestión de calles cercanas, aparcamiento de transporte y reservas de espacio público.

Como hemos podido ver, son diversas cuestiones las que hay que tener en cuenta para saber cómo organizar un festival de música.