La auditoría de protección de datos

Para hablar de auditoría de protección de datos nos remontamos a que, antes de la llegada del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, la auditoría de protección de datos venía siendo una obligación a cumplir según la anterior regulación normativa en esta materia.

La anterior normativa recogía la obligación de llevar a cabo una auditoría de protección de datos, ya fuese interna o externa, al menos, cada dos años.

Pero ¿qué es una auditoría de protección de datos?

Según la definición de la RAE, la auditoría se entiende como la “revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben someterse”.

Aplicando esta terminología a la protección de datos, podemos entenderla como aquella que verifica que se esté cumplimiento con lo establecido legalmente para garantizar la correcta protección de los datos de una empresa.

El Reglamento (UE) 2016/679 y la obligación de auditoría

El Reglamento (UE) 2016/679, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD), no ha hecho una inclusión de forma explícita en lo que a la obligación de realizar una auditoría de protección de datos se refiere.

No obstante, a pesar de no establecer la obligación de auditoría de forma expresa, el artículo 32.1º, letra d) de dicho Reglamento, establece lo siguiente en atención a la seguridad del tratamiento dónde el responsable y encargado del mismo, “aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya”:

“Un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento”.

La auditoría entre las funciones del delegado de protección de datos

Por otro lado, de entre las funciones del Delegado de Protección de Datos, se destaca por el artículo 39 del Reglamento (UE), el “supervisar el cumplimiento de lo dispuesto…  (en la normativa al efecto así como en las políticas establecidas por la empresa en materia de protección de datos incluidas) …las auditorías correspondientes”.

Las auditorías de protección de datos no podrán ser realizadas por el Delegado de Protección de Datos designado por la empresa. Este hecho se debe a la preservación de la independencia de dicho Delegado así como a la supervisión del cumplimiento de las funciones encomendadas al mismo.

En definitiva, ¿es obligatoria la auditoría?

Teniendo en cuenta lo anteriormente referenciado se deben apuntar dos aspectos:

De un lado, a pesar de no recoger la legislación referencia directa y expresa a la obligación de auditar, sí existen una serie de relaciones a cumplir entre el responsable y el encargado del tratamiento.

Como ya hemos dejado reflejado, establece el Reglamento Europeo que:

“Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento” (Art. 32.1º, d).

Por tanto, de forma directa, se establece esa obligación de colaboración entre responsable y encargado aunque el Reglamento, deja a las empresas la labor de establecer los procedimientos para llevar a cabo las tareas de verificación, evaluación y valoración.

De otro lado, aunque el Reglamento Europeo no recoge expresamente la obligación de auditar, del artículo 39 se puede desprender que en aquellos casos en los que una empresa esté obligada a designar un Delegado de Protección de Datos, éste deberá de realizar auditorías como procedimiento de revisión y evaluación en cumplimiento de la normativa y de las políticas establecidas internamente por la empresa.

La colaboración entre Responsables y Encargados del Tratamiento

Como hemos visto, el artículo 32.1º, letra d), establece esta obligación de colaboración entre responsables y encargados del tratamiento pero, ni el Reglamento ni la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, establecen los procedimientos ni formatos concretos para llevar a cabo las acciones en relación a la revisión y evaluación.

En relación a esta falta de procedimiento, podemos acudir a la  Guía con las directrices para la elaboración de contratos entre Responsables y Encargados del Tratamiento publicada por la Agencia Española de Protección de Datos, en atención a los puntos que se deben tener en cuenta entre responsable y encargado del tratamiento para una correcta colaboración, incluyendo la labor de contribuir entre ambos a la realización de las auditorías.