Actas constitutivas de una empresa. ¿Qué son y cómo se hacen?

Las actas constitutivas de una empresa son indispensables en la creación de una organización. En este post te explicamos en qué consisten y cómo se realizan.

Actas constitutivas de una empresa: su importancia en la creación de negocios

Se trata de un documento legal muy importante para el proceso de creación de una nueva empresa. El acta constitutiva es el registro legal que va a mostrar todos los detalles y aspectos esenciales y básicos de la empresa, estableciendo así las bases de su funcionamiento y la adecuada gestión de la misma. Contienen todos los acuerdos y las decisiones que acuerdan los socios en la reunión de constitución de la empresa. La principal finalidad de este tipo de actas en una empresa es la formalización de la creación de la empresa, constituyendo las bases y requisitos legales sobre las que se va a desarrollar su actividad. Además, vincula a los socios y socias para cualquier trámite relacionado con la empresa.

El contenido que debe tener este documento es el siguiente:

• La información sobre los miembros, lugar y fecha de la reunión para la constitución.
• Los objetivos de la empresa y su razón social, así como los valores que van a regir su actividad empresarial.
• Los estatutos que van a desarrollar las normas de la empresa.
• La asignación de los responsables de la gestión y la representación legal de la empresa.
• Los derechos de los socios y el capital social.
• El procedimiento de la toma de decisiones y la distribución de los beneficios.
• Las obligaciones contables, además de la presentación de las cuentas.

Requisitos para hacer un acta constitutiva legal

Para que las actas de constitución sean legales, hay que cumplir con algunos requisitos:

En primer lugar, todos los socios fundadores tienen que estar presentes en la reunión de constitución.

Por otro lado, el acta se tiene que redactar de manera clara y concreta, que no dé lugar a dudas o interpretaciones ambiguas. Además, hay que detallar con exactitud la fecha, lugar y hora concreta de la reunión.

Asimismo, el contenido tiene que aprobarse de manera unánime por los socios que participen y firmarla.

Hay que tener en cuenta, que todas las modificaciones que se realicen posteriormente, se deben inscribir en el registro que corresponda. De esta manera, se garantizará que el acta de constitución es válida jurídicamente y se pueda reconocer correctamente por las autoridades competentes.

Redacción de las actas constitutivas de una empresa. Paso a paso

Hay que seguir una serie de pasos para redactar adecuadamente las actas constitutivas de una empresa, teniendo en cuenta el tipo de sociedad que se haya elegido para su creación (sociedad anónima, sociedad civil, …).

Definir los socios y los roles en la empresa

En primer lugar, hay que definir quiénes serán los socios y/o socias que están creando la empresa, concretando las responsabilidades y los roles que va a desempeñar cada uno de ellos.

Establecer los objetivos de la empresa

Cuando los socios ya han sido definidos, hay que establecer unos objetivos empresariales.

Los objetivos tienen que ser claros, realistas y alcanzables. Además, tienen que reflejar los valores de la empresa y los resultados que se esperan tanto a corto, medio y largo plazo. Los objetivos van a ser una guía para desarrollar la empresa y garantizar su crecimiento.

Elaborar los estatutos sociales

Los estatutos sociales son el conjunto de reglamentos y normas establecidas por los socios que van a regir el funcionamiento interno de la empresa. Incluyen cuestiones tales como:

• El nombre de la empresa y área de la actividad.
• Su propósito y duración.
• El domicilio social y régimen financiero.
• El capital, el fondo de reserva y los derechos de los accionistas.
• La distribución de beneficios y la estructura organizativa.
• Los libros, contabilidad y el proceso de disolución de la empresa.

Elegir los órganos de la empresa

Cuando se hayan redactado los estatutos, se tienen que elegir por los socios los órganos empresariales. Para ello se debe elegir cualquier estructura organizativa, como el Consejo de Administración, para que funcione correctamente. Esta elección debe realizarse conforme a la legalidad y a lo establecido en los estatutos.

Determinar el capital social y los derechos de los socios

Seguidamente, para la redacción del acta de constitución es necesario definir el capital social de la empresa y los derechos de cada socio. Este capital representa la base financiera de la empresa y debe distribuirse de manera equitativa entre los socios, teniendo en cuenta la contribución de cada uno y su participación.

Firmar y registrar el acta constitutiva

Por último, los socios deben firmar el acta, así como registrarla. Esto supone el compromiso de todos ellos con la empresa y por cumplir con lo establecido.

Ejemplo de acta constitutiva de una empresa

Lugar y fecha de la reunión de creación del acta constitutiva

La reunión para la constitución de la empresa “X” tuvo lugar en “X”, en Granada, el día “X”. En esta reunión estuvieron presentes los siguientes socios: “X”

Partícipes y roles dentro de la empresa

Los socios involucrados en la empresa “X” son: “X”. Cada uno de ellos tendrá un papel clave en la compañía, aportando sus habilidades y conocimientos particulares.

Objetivos y valores de la empresa

• Crear una empresa emprendedora que promueva la colaboración y los valores de equidad, democracia, igualdad y solidaridad.
• Gestionar un proyecto de manera cooperativa, utilizando principios de marketing, recursos humanos, contabilidad y producción.
• Fomentar la participación activa de todos los socios en todas las actividades planteadas.
• Desarrollar relaciones de amistad entre los miembros de la empresa, generando un entorno colaborativo.

Estatutos sociales elaborados por los socios

Los estatutos de la empresa “X” fueron creados en colaboración por todos los socios. Estos estatutos abarcan temas como el nombre y área de actividad, objetivo de la empresa, duración de las operaciones, la ubicación, el régimen financiero, el capital social, los derechos de los socios, la distribución de beneficios, la estructura organizativa, los registros contables y el proceso de disolución de la empresa.

Designación del consejo de administración

Para asegurar el correcto funcionamiento de la empresa, se nombró el siguiente consejo de administración de la sociedad: “X” como Presidenta, “X” como Secretaria y “X” como Tesorera. Estas tres personas físicas serán las encargadas de firmar documentos en representación de la empresa y de tomar decisiones estratégicas.

Presentación de cuentas y supervisión por parte de la Asamblea General

Para asegurar la transparencia en la gestión financiera de la empresa, se decidió presentar las cuentas de forma mensual a los socios. Estas cuentas serán revisadas previamente por la Asamblea General, garantizando que las decisiones sean colectivas y que se lleve a cabo una supervisión de las operaciones económicas.

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