Los mejores trucos para usar Excel que tienes que saber

En 1982 apareció Multiplan, un CP/M (Programa de control). En 1987 este pasó a llamarse Microsoft Excel. Desde entonces ha crecido tanto que resulta fundamental conocer trucos para usar Excel para mejorar nuestra productividad con esta aplicación.

Microsoft Excel es la aplicación de negocios más conocida, flexible y ampliamente utilizada en el mundo. Esto es debido a su capacidad para adaptarse a casi cualquier proceso de negocios. Junto con el uso de otras aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Outlook, PowerPoint, etc., hay poco que no se pueda manejar con esta poderosa combinación.

Puede acceder a la página oficial de Excel para tener más información.

Algunas de las características de Microsoft Excel más populares y eficientes son las siguientes:

• Modelar y analizar eficientemente casi cualquier dato.
• Se localizan los datos correctos rápidamente.
• Crear gráficos de datos en una sola celda.
• Acceso a nuestras hojas de cálculo desde prácticamente cualquier lugar.
• Soporta trabajo colaborativo.
• PivotCharts más interactivos y dinámicos.
• Capacidad para construir hojas de cálculo más grandes y complejas.
• Publicar y compartir a través de Excel Services.

En la siguiente página se detallan las últimas novedades de Excel.

En resumen, con Excel podemos crear presentaciones sofisticadas de datos de forma sencilla y rápida. Además disponemos de la capacidad de personalizar y automatizar cualquier operación mediante el uso de VBA. Con Excel tenemos a nuestra disposición una plataforma de BI (Business Intelligence) de gran valor agregado. Excel es lo suficientemente flexible y creativa como para abordar casi cualquier necesidad de negocio.

Puede aprender más consultando los artículos Business Intelligence y Cuadros de mando.

Vamos a ver trucos para usar Excel y así sacar el máximo partido a esta aplicación.

Trucos de navegación en Excel

Cambiar entre diferentes archivos de Excel Cuando tenemos diferentes hojas de cálculo abiertas, es realmente molesto cambiar entre diferentes archivos. Esto es importante porque a veces trabajar con la hoja incorrecta puede arruinar todo el proyecto. Usando Ctrl + Tab puedes cambiar entre diferentes archivos libremente. Esta función también es aplicable a otros archivos como diferentes pestañas de Windows en Firefox.

Navegación rápida con Ctrl + botón de flecha Cuando hace clic en Ctrl + cualquier botón de flecha en el teclado, puede saltar al borde de la hoja en diferentes direcciones. Si desea saltar a la línea inferior de los datos, solo hay que pulsar Ctrl + botón hacia abajo.

Abrir varios archivos de Excel de una vez En lugar de abrir archivos uno por uno cuando tiene que manejar varios archivos. Hay una manera práctica de abrirlos todos con un solo clic. Seleccione los archivos que desea abrir y luego presione la tecla Intro del teclado. Todos los archivos se abrirán simultáneamente.

Trabajar sobre los datos en Excel

Seleccionar todo con un clic Éste es uno de los trucos para utilizar Excel más sencillo. Es posible que sepa cómo seleccionar todo utilizando el acceso directo Ctrl + A. Pero con solo un clic en el botón de la esquina superior izquierda de la zona de trabajo todos los datos quedan seleccionados.

Agregue más de una fila o columna nueva Es posible que conozca la forma de agregar una nueva fila o columna, pero realmente desperdicia mucho tiempo si necesita insertar más de una de ellas repitiendo esta acción varias veces. La mejor forma es arrastrar y seleccionar varias filas o columnas, si desea agregar varias filas o columnas arriba o a la izquierda. Haga clic con el botón derecho en las filas o columnas resaltadas y elija Insertar en el menú desplegable. Se insertarán tantas como las que haya seleccionado. Las nuevas filas se insertarán encima de la fila o a la izquierda de la columna que seleccionó por primera vez.

Eliminar rápidamente las celdas en blanco Algunos datos predeterminados estarán en blanco, por varias razones. Es habitual necesitar eliminarlos para mantener la precisión, especialmente al calcular el valor promedio, La forma rápida es filtrar todas las celdas en blanco y eliminarlas con un solo clic. Elija la columna que desea filtrar, vaya a Datos-> Filtrar, después de que se muestre el botón hacia abajo, deshaga (Seleccionar todo) y luego elija la última opción, (Vacías). Todas las celdas en blanco se mostrarán inmediatamente. Vuelva a Inicio y haga clic en Eliminar directamente. También puede utilizar el menú contextual. Todas las filas vacías se eliminarán.

Trabajar con filas y columnas en Excel

Abrir varios archivos de Excel de una vez En lugar de abrir archivos uno por uno cuando tiene que manejar varios archivos. Hay una manera práctica de abrirlos todos con un solo clic. Seleccione los archivos que desea abrir y luego presione la tecla Intro del teclado. Todos los archivos se abrirán simultáneamente.

Mover rápidamente y copiar datos en celdas Si desea mover una columna de datos en una hoja de cálculo, la forma más rápida es elegirla y mover el puntero al borde. Cuando se convierta en un icono de flecha cruzada. Arrastre para mover la columna libremente. Si queremos copiar los datos, podemos pulsar el botón Ctrl antes de arrastrar para mover.

Formatear los datos en Microsoft Excel

Agregar una línea diagonal a una celda A veces puede necesitar un enlace diagonal en la primera celda para separar diferentes atributos de filas y columnas. ¿Como hacerlo? Todo el mundo sabe que en Inicio-> Fuente-> Bordes puede cambiar diferentes bordes para una celda e incluso agregar diferentes colores. Sin embargo, si se fija en los botones de borde verá que hay una opción para crear esta línea diagonal en la celda.

Restricción de entrada con función de validación de datos Es importante conservar la validez de los datos. A veces es necesario restringir el valor de entrada y ofrecer algunos consejos para pasos adicionales. Por ejemplo, si la edad debe ser un número enteros y todas las personas que participan en esta encuesta deben tener entre 18 y 60 años. Para asegurarse de que no se ingresen datos fuera de este rango de edad, vaya a Datos-> Validación de datos-> Configuración. Introducimos condiciones (Permitir y Datos mínimo y máximo). Cambiamos a Mensaje de entrada para dar indicaciones. Por ejemplo, “La edad es un valor entero entre 18 a 65". Los usuarios obtendrán este aviso al seleccionar la celda. También sirve de mensaje de advertencia si la información ingresada no está calificada.

Borrar formato Es posible borrar el formato de una celda o rango de celdas. Para ello, podemos usar la opción de formato claro en la pestaña Inicio. Pestaña Inicio ➜ Edición ➜ Borrar Borrar ➜ Formatos.

Trabajar con el texto en Excel

Redactar texto con & La formulación complicada es innecesaria si utilizamos "&". Puede componer cualquier texto libremente con este símbolo. Por ejemplo, si tengo cuatro columnas con diferentes textos. ¿Cómo puedo concatenarlas en un solo valor en una celda? Primero, ubique la celda que debe mostrar el resultado compuesto. Usando "&" escribimos la fórmula: "=A2&B2&C2&D2". Los contenidos de estas celdas se compondrán juntos.

Transformando el caso del texto Hay algunas fórmulas fáciles de utilizar como imples y fáciles de usar para mostrar, como MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO. Estas funciones pueden transformar textos para diferentes propósitos. MAYUSC pondrá en mayúscula todos los caracteres. MINUSC puede cambiar el texto a minúsculas. NOMPROPIO solo pondrá en mayúscula el primer carácter de cada palabra.

Insertar fecha y hora actuales La mejor manera de insertar la fecha y la hora actuales es usar la función AHORA() que toma la fecha y la hora del sistema y regresa cuando la inserta en una celda. El único problema con esta función es que es volátil. Cada vez que se recalcula algo, actualiza su valor. Si no desea hacerlo, la mejor manera es convertirlo en valor .

Insertar código de barras Éste es uno de los trucos para utilizar Excel más desconocido. Para crear un código de barras en Excel, todo lo que se necesita hacer es instalar la fuente de código de barras desde ID-AUTOMATIC. Una vez que instale esta fuente, tendrá que escribir el número en una celda para la que desea crear un código de barras y luego aplicar el estilo de fuente.