¿Cómo aplicar la metodología de las 5’S en una empresa?

Dentro del mundo de la administración de Sistemas de Gestión, encontramos una gran cantidad de herramientas metodológicas, sistemas, modelos de análisis y recopilación de datos, que pueden ayudar a realizar el trabajo con una mayor competencia y un mayor grado de bienestar. Una de las herramientas más conocidas en este ámbito y que mejores resultados ofrece a corto, medio y largo plazo, son las Metodologías 5'S.

El Método de las 5'S fue desarrollado por empresas japonesas a lo largo de los años noventa, entre ellas Toyota. Posteriormente el método se ha aplicado en la mayoría de países industrializados con bastante éxito, por cierto. Las 5 S son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología y que se basan en cuestiones tan beneficiosas para los lugares de trabajo, como son: la Organización, el Orden y la Limpieza.

¿Para qué sirve el método de las 5'S?

El éxito de las 5'S se basa una conducta aprehendida para el desarrollo de las actividades por parte de los trabajadores y directivos de la empresa. Esta es la razón, por la que primer lugar hay que vencer la resistencia de las personas al cambio en sus formas de trabajo. La mejor forma para vencer esta resistencia consiste en la preparación y formación de los empleados, para que acepten las 5'S antes de dar el paso hacia su implantación.

Hay que incidir en que además de la empresa, son los propios empleados los grandes beneficiados de la misma, puesto que entre sus ventajas se encuentran la siguientes:

• Creación de ambientes de trabajo limpios, agradables y seguros.
• Aumento de la motivación de los empleados.
• Facilitar el trabajo de manera generalizada.
• Reducción del trabajo físicamente agotador.
• Liberación del espacio disponible.
• Mejora generalizada de las condiciones de seguridad y salud laboral.

La implantación del método de las 5'S en todo tipo de empresas, ha permitido por otra parte, documentar otros beneficios generales tales como:

• Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina.
• Optimiza el trabajo.
• Permite que se identifique visualmente y, por tanto, que se solucionen los problemas relacionados con demoras en las entregas.
• Hace visibles los problemas de calidad.
• Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costes de operación.
• Reduce los accidentes.

Pasos para implementar el método 5'S en una empresa

Las tres primeras fases o pasos del orden y la limpieza a través de las 5'S con sus nombres japoneses, son los siguientes:

Primera fase: Seiri (Despejar)

Consiste en diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en el lugar de trabajo y separar todo lo innecesario, eliminándolo posteriormente. Un análisis minucioso revela que en el trabajo diario sólo se necesita un número pequeño de objetos; muchos otros objetos no se utilizaran nunca o solo se necesitarán ocasionalmente. Un método práctico y fácil consiste en retirar de las zonas o puestos de trabajo cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los próximos 30 días.

Este primer paso suele comenzar con una campaña de etiquetas rojas. Se debe seleccionar un área sobre la que se quiere actuar y sus usuarios deben ir colocando etiquetas rojas sobre los elementos que consideran como innecesarios. Al final de la campaña, es posible que el área esté cubierta con centenares de etiquetas rojas. Si los usuarios no demuestran la utilidad de estos elementos, deberían ser retirados del puesto de trabajo.

Las cosas que no tengan un uso futuro evidente y que no tengan valor intrínseco, se descartan. Las cosas que no se vayan a necesitar en los próximos 30 días pero que podrían utilizarse en algún momento en el futuro, se llevan a sus correspondientes lugares.

Al final de la campaña de etiquetas rojas, todo el personal involucrado debe reunirse y echar un buen vistazo a los resultados obtenidos y comenzar a llevar a cabo acciones de mejora para corregir el sistema que dio lugar a este desorden.

La eliminación de elementos innecesarios mediante la campaña de etiquetas rojas también deja espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad en el uso del área de trabajo, porque una vez descartados estos elementos innecesarios, sólo queda lo que se necesita. En esta etapa debe determinarse el número máximo de elementos que deben permanecer en el área de trabajo.

Segunda fase: Seiton (Ordenar)

Una vez que se ha llevado a cabo la separación de los elementos innecesarios y se han retirado del área de trabajo dejando solamente el número mínimo necesario se ponen en orden, de manera que se tenga fácil acceso a estos.

Seiton significa clasificar los elementos de trabajo por uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo. Para hacer esto, cada ítem debe tener una ubicación, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no sólo la ubicación, sino también el número máximo de elementos que se permite en el puesto de trabajo.

Por ejemplo, el almacenaje de mercancías no puede realizarse de forma ilimitada, debe delinearse claramente el espacio en el suelo para el almacenaje de mercancías y debe indicarse un número máximo tolerable de expediciones. Al mismo tiempo, de esta forma, seiton garantiza que “los primeros en entrar, serán los primeros en salir”.

Los elementos que se dejan en la zona de trabajo deben colocarse en el área designada. En otras palabras, cada elemento debe tener su propia ubicación y, viceversa, cada espacio en el área de trabajo también debe tener su destino señalado. Las marcas en el suelo o en las zonas de trabajo indican las ubicaciones apropiadas de mercancía, equipos, herramientas, instrumentos, objetos, etc.

Las herramientas, equipos u otros objetos deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y de regresar a su sitio. Sus siluetas pueden por ejemplo, pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cuándo se encuentran en uso.

Los pasillos también deben señalizarse claramente con pintura (al igual que otros espacios que se designen para mercancías en tránsito, etc.). El destino de los pasillos es el tránsito, por lo que no debe dejarse nada allí. El pasillo debe estar completamente despejado de manera que se destaque cualquier objeto que se deje allí, lo que permite detectar instantáneamente la invasión de este espacio y emprender así la correspondiente acción correctiva.

Tercera fase: Seiso (Limpiar)

Seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidos los vehículos, los equipos y las herramientas, lo mismo que suelos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo. También hay un axioma que dice: Seiso significa verificar. Por ejemplo, un trabajador que limpia un vehículo, equipo o herramienta puede descubrir muchos defectos de funcionamiento.

Cuando el vehículo está cubierto de suciedad es difícil identificar cualquier problema que se pueda estar dando. Sin embargo, mientras se limpia se puede detectar con facilidad una fuga de aceite o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pueden solucionarse con facilidad.

La mayor parte de las averías en los vehículos, equipos de trabajo y herramientas comienzan con vibraciones (debido a tuercas y tornillos flojos), con la introducción de partículas extrañas como polvo, o con una lubricación o engrase inadecuados. Por esta razón, Seiso constituye una gran experiencia de aprendizaje para los trabajadores, ya que pueden hacer muchos descubrimientos útiles mientras limpian los equipos.

Cuarta fase: Seiketsu (Sistematizar)

Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio de uso de equipos y equipamientos de trabajo adecuados, así como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio. Otra interpretación de seiketsu es continuar trabajando en seiri, seiton y seiso de forma continua y todos los días.

Es fácil ejecutar el proceso de seiri una vez y realizar algunas mejoras, pero sin el esfuerzo por continuar con esas actividades, muy pronto la situación volverá a lo que era originalmente. Es necesario diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso. Para ello se debe determinar con qué frecuencia se debe llevar a cabo seiri, seiton y seiso, y qué personas deben estar involucradas.

Quinta fase: Shitsuke (Estandarización y Disciplina)

Shitsuke significa construir autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las 5'S mediante el establecimiento de normas y seguir procedimientos en el lugar de trabajo. Las personas que continuamente practican seiri, seiton, seiso y seiketsu, es decir, personas que han adquirido el hábito de hacer de estas actividades en su trabajo diario, adquieren autodisciplina. Se trata de la conducta aprehendida a la que hacíamos referencia al principio.

Ejemplo práctico y fácil de aplicación de la metodología 5'S

Veamos un ejemplo muy simple y resumido de cómo se podría aplicar el método de las 5S en una fábrica de producción. Para ello, sigamos ordenadamente las etapas anteriormente explicadas:

1. Seiri (Clasificación): Para una fábrica de producción, esto podría significar clasificar los materiales y herramientas en categorías tales como "necesarios para la producción" y "innecesarios para la producción". Los elementos innecesarios se podrían donar, vender o desechar.

2. Seiton (Orden): En la fábrica de producción, para establecer orden habría que fijar un lugar específico para los materiales y herramientas de producción, y etiquetar claramente las áreas de almacenamiento.

3. Seiso (Limpieza): Es decir, limpiar las áreas de producción regularmente, inspeccionar las máquinas y equipos para asegurarse de que estén funcionando correctamente, y establecer un programa de mantenimiento preventivo.

4. Seiketuso (Sistematización): Medidas que podrían aplicarse a este caso sería establecer un horario para la limpieza y mantenimiento preventivo, así como un sistema de inspección regular en maquinaria, vehículos y equipamiento de seguridad.
5. Shitsuke (Disciplina): con el fin de mantener una disciplina y constancia, la fábrica de producción podría involucrar a los empleados en la implementación y mantenimiento de las 5S, y establecer una cultura de mejora continua en el lugar de trabajo.

Conclusiones sobre la metodología 5'S

Las 5'S pueden considerarse como una filosofía, una forma de vida en el trabajo diario. La esencia de las 5'S es seguir lo que se ha acordado. Se comienza por descartar lo que no se necesita en el área de trabajo (seiri) y luego se ordenan todos los elementos necesarios (seiton).

Posteriormente, debe conservarse un ambiente limpio, de manera que puedan identificarse con facilidad los problemas (seiso), y los tres pasos anteriores deben mantenerse sobre una base continua (seikutse). El personal involucrado debe acatar las normas establecidas y acordadas en cada paso, y para el momento en que llegan a shitsuke tendrán la disciplina para seguir tales normas en su trabajo diario. Esta es la razón por la que el último paso de las Metodologías 5S reciben el nombre de autodisciplina.

En esta etapa final, se debe haber establecido los estándares para cada paso de las 5'S, y asegurarse de que el área de trabajo esté siguiendo dichos estándares. Los estándares deben abarcar formas de evaluar el progreso en cada uno de los cinco pasos.