La toma de datos para el Plan de Seguridad Integral

Como tratamos en un post anterior, el Plan de Seguridad Integral es el documento único e integrador en donde se desarrolla el sistema de Gestión de la Seguridad de una organización. Comentamos también que su desarrollo e implantación y las múltiples variables que pueden llegar a afectarle hace que en ocasiones se un trabajo complicado de abordar. En el marco de desarrollo de un documento de estas características, la fase de toma de datos para el Plan de Seguridad Integral, además de ser especialmente laboriosa y delicada, constituye la base fundamental del mismo. Esta fase, se basa principalmente en la recogida de información de las instalaciones de la organización.

La toma de datos para el plan de seguridad integral debe hacerse de manera sistematizada y mediante una metodología rigurosa y precisa. Si no se hace así estamos condenando el plan al fracaso antes incluso de iniciar su redacción. En este artículo pretendemos abordar y resumir las fases principales y los principales puntos para tener en cuenta, para que la toma de datos del plan de seguridad integral se lleve cabo con unas mínimas garantías de éxito.

La recogida de información

Cualquier Director de Seguridad sabe, que el proceso de redacción de cualquier Plan de Seguridad se estructura en tres bloques generales. El primero de estos bloques se basa en el estudio y análisis de las características principales de la organización y concretamente de las instalaciones en las que se implantará el Plan.

El desarrollo de este primer bloque, se inicia con la fase de recogida de información o de toma de datos de las instalaciones donde se ubique la organización, que puede llegar a ser muy compleja y laboriosa. En esencia se trata de recopilar todos los datos referentes al edificio o las instalaciones, sobre el que se vaya a desarrollar el Plan. La información obtenida en esta fase de la toma de datos, permitirá abordar a posteriori, el proceso de análisis de riesgos de la organización. En función de determinadas variables propias de la organización, este trabajo de análisis será más o menos arduo y complejo. El tamaño de las instalaciones, su localización y dispersión geográfica, el número de ocupantes y visitantes de estas, el tipo de procesos, las características de las instalaciones, etc., son algunas de los factores que pueden llegar a complicar y mucho la recogida de información.

Teniendo en cuenta lo anterior, la toma de datos del Plan de Seguridad Integral se articula a través de las siguientes fases:

La información técnica del edificio

El proceso de toma de datos para el Plan de Seguridad Integral, se inicia obteniendo la información técnica del edificio o de las instalaciones de la organización. Para empezar, este tipo de información técnica permite ya desde un principio, identificar los denominados puntos críticos o puntos vulnerables de las instalaciones. Teniendo esto en cuenta, se recomienda que el analista tenga unos conocimientos básicos tanto en interpretación de planos como en construcción, ya que el primer paso será hacerse con los planos del edificio y de sus instalaciones.

Planos del edificio

Conseguir los planos de planta y alzado del edificio es crucial, ya que constituyen la base sobre la que se va a desarrollar el resto del trabajo de redacción del plan de seguridad. La escala de los planos debería ser 1:100, la misma que utilizan el Cuerpo de Bomberos y Protección Civil, para el caso de los planes de autoprotección o de emergencia. Se puede dar el caso, infrecuente pero no imposible, de que la organización no disponga de estos planos. Si nos encontramos con esta eventualidad, contando con la autorización de la organización, habría que solicitar los planos a la Administración pública competente, que será generalmente la Gerencia de Urbanismo del municipio donde se encuentren las instalaciones.

Verificación de planos

Cuando tengamos los planos en nuestro poder, es esencial verificar su precisión sobre el terreno. Lo que debemos hacer en este caso es cotejar que lo contenido en los planos coincide con la realidad estructural y con la distribución interna del edificio. Es decir, tenemos que comprobar sobre el terreno, que los exteriores (zonas verdes, aparcamientos, vallados, etc.) y los interiores (despachos, salas, almacenes, etc.) de la organización coinciden con lo reflejado en los planos.

También es esencial verificar las acometidas de servicios como la de agua, la de electricidad, la de telecomunicaciones, el alcantarillado o la de gases si la hubiera. Hay que decir que las acometidas, han sido tradicionalmente consideradas como puntos vulnerables, que deben ser evaluadas de manera especial, por su importancia para el funcionamiento continuo de la organización y por ser una posible vía de entrada en determinados tipos de intrusión.

Descripción del edificio

El siguiente paso, sería la descripción detallada  del exterior e interior del edificio. Es otro proceso complejo, que hay que llevar a cabo de manera sistemática y ordenada, para que la cobertura sea integral.

El primer paso en la descripción exterior es identificar la fachada principal del edificio. Esta fachada se denominará como F, seguida de la orientación, sea Norte, Sur, Este u Oeste. Por ejemplo, F-N, sería la fachada principal que además está orientada hacia el Norte. Las fachadas secundarias se identificarán con una f minúscula y su respectiva orientación, por tanto, f-e, sería la fachada secundaria orientada al este. Este sistema facilita la referencia precisa y clara en el plan de seguridad.

Distribución vertical del edificio

Respecto a la nomenclatura para las plantas del edificio, también hay que seguir una convención clara. Se parte de la planta baja (PB), entendiéndola además como cota 0, por lo que pasamos a numerar las plantas superiores de manera ascendente como P-1, P-2, etc., y las subterráneas de manera descendente como PS-1, PS-2, etc. Estandarizar la nomenclatura, permite ubicar cualquier elemento constructivo o de seguridad de manera rápida, intuitiva y precisa.

Simbología y señalización

La simbología que vamos a usar para representar los distintos medios de seguridad que situemos en plano, debe ser estandarizada y universal, algo crucial para la claridad y efectividad del plan. Se recomienda por tanto utilizar símbolos reconocidos universalmente, por programas como AutoCAD o por normas ISO. Se puede dar el caso, en situaciones particulares, como con las Infraestructuras Críticas, que sea necesario desarrollar simbologías específicas para evitar interpretaciones no autorizadas.

Metodología de estudio del edificio

El abordaje del estudio exterior e interior del edificio, también debe basarse en una metodología estandarizada para garantizar un análisis exhaustivo del lugar. Se recomienda seguir las denominadas Ecuaciones de Maxwell: es decir hacer el análisis de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba.

Respecto al estudio del exterior, hay que comenzar por la fachada principal, describiendo cada elemento de izquierda a derecha y de planta en planta de forma ascendente, empezando por la planta baja. Esto incluye por orden de importancia: accesos, puertas, ventanas, escaleras y cualquier otro elemento relevante.

En cuanto al estudio del interior, se aplica la misma metodología. Partiremos desde la puerta principal y describiremos cada espacio de izquierda a derecha y de planta en planta, desde la planta baja hasta la más alta y en caso de las plantas subterráneas, empezaremos desde la planta sótano más profunda hacia arriba.

Vulnerabilidades comunes

Cuando hayamos completado la descripción y verificación de los planos y de los espacios, y la descripción del exterior e interior del edificio, seguramente estemos ya en condiciones de proceder a identificar los puntos vulnerables de este. Estos puntos críticos para la seguridad de la organización deberán ser tratados con medidas de seguridad específicas, en momentos posteriores

En cuanto a las vulnerabilidades comunes en la mayoría de los edificios, encontramos algunos como los siguientes:

• Protección contra Incendios y Evacuación. Hay que determinar los lugares para instalar medios de protección y extinción contra incendios y las rutas de evacuación.
• Suministro Eléctrico. Hay que identificar puntos susceptibles a los cortes de fluido eléctrico y establecer medidas para mitigar estos riesgos.
• Seguridad contra Explosivos. Hay que evaluar posibles métodos de introducción de artefactos explosivos y las contramedidas adecuadas.
• Protección de Información y Bienes. Hay que analizar posibles métodos de robo de información o bienes y desarrollar estrategias de protección.

La toma de datos y la recogida de información interna es una fase esencial y también compleja en el proceso de desarrollo de un plan de seguridad integral. Implica un trabajo meticuloso de obtención y verificación de planos, de descripción detallada del edificio, de aplicación de una simbología estandarizada y de llevar a cabo un análisis riguroso de las vulnerabilidades del edificio. Una buena inversión de tiempo y de recursos en esta fase, será recompensada con creces, en las posteriores fases de redacción del plan y del resultado final en su conjunto.