La Entrevista. ¿Cuáles son sus fases?

En entradas  anteriores, comentamos algunos de los aspectos fundamentales y básicos de la entrevista como herramienta de obtención de información en el campo de la Seguridad, a la hora de investigar incidentes o fallos en el sistema, accesos no permitidos, pérdida desconocida de stock, accidentes laborales, etc.

En este nuevo post vamos a realizar un acercamiento a los aspectos concretos relacionados con el desarrollo de la entrevista en sí misma y todo el proceso previo y posterior a la misma.

Hay que tener en cuenta que no hay un modelo concreto y universal para todos los casos de entrevista, desde el punto de vista de la seguridad, si debemos tener en cuenta que no se trata de un interrogatorio, ni de una discusión, ni tampoco una conversación entre amigos.  Ya dijimos que el objetivo principal de la entrevista es la obtención de información útil del entrevistado, todo lo demás son objetivos secundarios. Aunque se trata de una situación dinámica, entre dos personas que se influyen de forma mutua a través de las palabras, los gestos, etc., es una conversación con un propósito muy bien definido.

Una vez seleccionada la persona a entrevistar (impuesta o elegida), el proceso se articula en varias fases:

• Preparación de la entrevista.
• Desarrollo de la entrevista.
• Recopilación y redacción de las conclusiones.

1. Preparación de la entrevista:

Tiene una fase de preparación que incluye actuaciones como: la elección de los temas de la entrevista, (se puede elegir ir directamente hacia el  objetivo o disimular el mismo mediante temas secundarios); realizar averiguaciones sobre la personalidad y antecedentes del entrevistado (que pueden utilizarse o no durante el desarrollo de la conversación); fijar los objetivos fundamentales que se quieren conseguir durante la entrevista; elegir la forma de  aproximación al entrevistado (puede ser de forma directa o indirecta a través de casualidades buscadas o de terceros); elegir el lugar adecuado (buscando aquellos donde a priori el entrevistado se sienta cómodo) y por último concretar la fecha y la hora de realización.

La segunda parte es la preparación próxima, donde se  redacta un esquema donde se  ordenan y detallan aquellos temas que deben tratar; se prepara la actitud inicial en la misma, (la primera impresión y en concreto los primeros diez minutos son esenciales para que el asunto se realice con la fluidez y profesionalidad necesarias) y por último es conveniente realizar un estudio del lugar donde finalmente se va a desarrollar la entrevista.

2. Desarrollo de la entrevista.

 Una vez se ha llegado a lugar de la entrevista con tiempo suficiente para instalarse y reconocer el lugar, cuando llegue el entrevistado, siempre teniendo en cuenta cual es el objetivo principal, hay que intentar crear un clima de confianza con él, con la debida cortesía inicial, iniciando la conversación con temas intranscendentes (la meteorología suele ser un tema recurrente en este caso al igual que en otros muchos).

El entrevistador debe proyectar una imagen de seguridad en sí mismo, debiendo controlar sus nervios y usando un lenguaje corporal que ayude a relajar la conversación (mantener una expresión amable, no realizar movimientos bruscos o asentir levemente a lo que dice el entrevistado). Además de la imagen, el entrevistador debe cuidar lo que dice, expresándose con corrección, pronunciando de forma clara y empleando el vocabulario adecuado según lo requiera la situación, usando un tono de voz tranquilo pero que no sea monótono. Es conveniente no tomar notas manuscritas durante el desarrollo de la conversación, el entrevistado se pondría a la defensiva automáticamente,  hay que confiar en la memoria o en otros métodos más avanzados para registrar las informaciones.

Hay que escuchar al entrevistado, este es el objetivo fundamental.  No se le debe interrumpir si no es para redirigir el tema de conversación, hay que guardar silencio y mostrar mediante gestos que se está interesado en lo que se está contando, de manera que el entrevistado se sienta respetado y perciba que su conversación tiene interés, esto hará no sólo que se relaje sino que cuente más cosas, de las que contaría en otra situación.

¡Cuidado!

No es conveniente oponerse frontalmente a las informaciones que se den, pero si se pueden mostrar ciertas dudas, para que el entrevistado recurra a argumentos que no daría en condiciones normales. En la última parte de la entrevista se debe sintetizar y confirmar aquellos aspectos de interés que se  han tratado, para evitar interpretaciones equivocadas. Para evitar que la despedida sea muy brusca, es conveniente tener preparada una ocupación o gestión posterior aunque no exista, para poder cortar en el momento que se percibe no se puede obtener más información. Se debe agradecer siempre la amabilidad del entrevistado y la utilidad e interés de lo que ha contado, de manera que siempre quede abierta la posibilidad de nuevos contactos.

La duración de la entrevista en su conjunto debe ser de entre 30 a 60 minutos.

3.Recopilación y redacción de conclusiones.

 Una vez finalizada la entrevista, siempre de debe recoger por escrito los datos e informaciones que se han obtenido, teniendo siempre en cuenta que no se puede hacer una interpretación literal de lo que se ha dicho durante la entrevista.

Todas las personas tenemos prejuicios en uno u otro sentido, las cosas y situaciones suelen verse siempre “dependiendo del cristal con que se mira”, en nuestras conversaciones se suele mezclar lo que se sabe y lo que se cree, de manera que es muy difícil distinguir lo uno de lo otro, además a mucha gente le gusta “adornar” el relato para que resulte más interesante.

Ahí  radica el verdadero quid de la entrevista, en saber discriminar los datos objetivos de los datos subjetivos que ha aportado el entrevistado. Aunque a veces puede que el objetivo sea no tanto lo que se ha dicho sino como se ha dicho.