El teletrabajo ha pasado de ser una opción a una necesidad en el mercado laboral actual.
Aunque no terminaba de arrancar en España, la crisis producida por el COVID-19 ha obligado a muchas empresas, desde pymes hasta multinacionales, a implementar el teletrabajo entre sus empleados por primera vez en su historia.
Su implementación en tan poco espacio de tiempo, y en muchos casos, sin los recursos necesarios han generado en gran medida caos y desorganización.
Por ello, se hace imprescindible seguir ciertas pautas para la aplicación de esta modalidad de forma efectiva ya que teletrabajar es mucho más llevarnos el ordenador fuera de la oficina.
Es importante contemplar al teletrabajo como una oportunidad para el crecimiento profesional y personal, y desde el punto de vista empresarial, como un camino para adoptar una forma de trabajo más flexible y amigable con sus empleados.
Muchas son las dudas sobre como implementar el teletrabajo de forma eficaz en un escenario como el actual.
A continuación, mencionaremos algunos consejos útiles para aquellos profesionales encargados de coordinar los equipos de teletrabajo.
¿Cómo mantener motivados a los trabajadores?
El contexto actual en el que se está desarrollando el teletrabajo es muy peculiar, incluso para aquellos que ya están habituados a esta modalidad.
El confinamiento, la imposibilidad de planificar nuestro ocio, el input constante de información poco alentadora, la dificultad para la conciliación familiar… Todo ello hace que los niveles de estrés aumenten y la motivación disminuya.
Frente a este escenario: ¿cómo podemos mantener al equipo motivado?
- Uno de los primero pasos que debe realizar el coordinador del equipo es identificar aquellos perfiles que requieren de más trato social y comunicación. Por ello, es importante preguntar a sus trabajadores cómo se sienten.
- No basar la planificación únicamente en tareas sino también en el ocio. La comunicación e interacción a través de acciones lúdicas ayudarán a disminuir los niveles de estrés. Un ejemplo de ello podría ser un virtual coffee.
- En tercer lugar, llevar a cabo reuniones que no sean puramente técnicas donde los trabajadores puedan expresar cómo se sienten, desconectar e interactuar.
- Mantener activo un buzón de sugerencias donde los trabajadores puedan enviar sus propuestas de mejora e ideas de cómo mejorar las relaciones y bienestar dentro del equipo de trabajo.
Re-seleccionar los equipos
Normalmente la mayoría de las empresas cuando realizan contrataciones lo hacen pensando en un entorno presencial, y éste es ligeramente diferente al digital.
Por tanto, otro interrogante importante que debería plantearse el coordinador de equipos es: ¿tiene el trabajador las competencias digitales necesarias?
En este sentido, la empresa deberá saber identificar qué perfiles requerirán de mayor apoyo por parte de la organización y no dar por hecho que todos los empleados manejan a la perfección todas las herramientas.
Para aquellos perfiles que requieren de apoyo será recomendable:
- Enviar material, guías, tutoriales, protocolos a seguir, proyectos compartidos, listado de actualizaciones…
- Realizar webinars o videoconferencias para enseñar a utilizar las herramientas y resolver dudas.
- Proporcionarle una persona (guía) de apoyo a la que acudir en caso de incidencias o dificultades.
Por otro lado, es importante crear grupos de trabajo de pocas personas para facilitar la coordinación, organización y comunicación. De esta forma, la productividad será mayor, así como el reporte.
Además se deberá tener en cuenta la situación familiar de los trabajadores y adaptar el trabajo a ésta para mejorar la productividad sin perjudicar la conciliación familiar.
Plan de comunicación
La comunicación presente en el teletrabajo debe ser asincrónica. Debemos partir de la base de que no podemos pretender que la persona a la que le estamos escribiendo nos responda al instante.
Por esta razón, es importante planificar con antelación reuniones y momentos de comunicación para el equipo evitando las improvisaciones.
Una comunicación mal planificada y basada en la interrupción constante supondrá un ataque directo a la productividad.
Para ello el responsable del equipo deberá ser el encargado de gestionar la comunicación de sus integrantes teniendo en cuenta dos consideraciones:
- Evitar el exceso de mensajes.
- Verificar que el trabajador recibe la información correctamente.
- Priorizar la información en función de la urgencia de la tarea diferenciando entre tareas urgentes e importantes.
Por otro lado, es conveniente comunicar al trabajador sus tareas y tiempos de ejecución, así como asignar un responsable que realice seguimiento de los proyectos compartidos y pueda dar feedback a la empresa sobre el avance.
Muy importante también será compartir los logros del equipo, problemas que se hayan encontrado y soluciones propuestas.
Sin tu atenta mirada la empresa no funciona…¡ERROR!
Una de las bases del buen funcionamiento de teletrabajo es la confianza.
No todo el mundo está preparado para liderar equipos de teletrabajo, principalmente, aquellos que están afanados en controlar con su mirada a los empleados pensando erróneamente que de esta forma aumentará la productividad.
Todo líder debe confiar en la iniciativa y autonomía de sus equipos, desarrollar una gran capacidad de empatía, y asumir que cuenta con un equipo a los que les gusta trabajar y hacer bien su trabajo.
En definitiva, convertirse en un autentico guía que ayude a coordinar y planificar el trabajo del empleado, motivándole y mediando en posibles conflictos entre los diferentes miembros del equipo.
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