Descubre las mejores técnicas de planificación de proyectos

Sin lugar a dudas, uno de los puntos críticos de cualquier tipo de proyectos es la etapa de planificación del mismo. Los procesos que componen la etapa de planificación del cualquier proyecto, configuran el cuerpo principal de la Dirección y Gestión de Proyectos, ya que mediante estos procesos, se definen los objetivos y se planifican las acciones necesarias para alcanzar dichos objetivos. Las técnicas de planificación de proyectos, serían por tanto, todas aquellas herramientas que en el marco de la Gestión y Dirección de Proyectos permiten lo siguiente:

• Especificar los objetivos del proyecto (definidos en el alcance del mismo).
• Estructurarlo en actividades y tareas (mediante el Método EDP).
• Establecer la secuencia, prioridades y dependencia (relaciones de precedencia) entre tareas. (Mediante Diagramas de Gantt).
• Estimar la duración de dichas tareas. (Usando el Método PERT o el CPM).
• Definir los recursos disponibles. (Usando el Método PERT o el CPM).
• Definir el presupuesto admisible.

Pasos para planificar proyectos exitosamente

La planificación de un proyecto es indispensable para alcanzar unos objetivos propuestos y para encaminarnos correctamente desde el principio hasta el final de su realización. Este plan puede mostrarnos qué requisitos son necesarios, cuánto tiempo tardaríamos en alcanzar nuestra meta y nos previene de demoras que podrían comprometer la temporalización que vamos a acordar.

A continuación, te explicamos los pasos que a grandes rasgos tiene que seguir cualquier planificación de un proyecto para llevarlo a buen puerto:

Reunirse con las partes interesadas

¿Y quiénes son estas partes interesadas? Todos los agentes que vayan a verse afectados por la planificación del proyecto, lo que incluye a clientes y a usuarios finales. Es necesario asegurarse de contar con todas las partes interesadas y mantener un intercambio de opiniones e ideas con todos para poder tener en cuenta sus intereses al crear una planificación.

Para un gestor de proyectos es fundamental verse cara a cara con sus inversores o patrocinadores con el fin de mantener un diálogo sobre sus necesidades, deseos y expectativas para establecer un rasgo de acción, un presupuesto y unas fechas límite. Es recomendable mirar más allá de lo que las partes interesadas expresen con palabras para detectar lo que de verdad quieren las partes interesadas.

Fijar y priorizar los objetivos

Para que cualquier planificación de proyectos o equipo de trabajo funcione, es necesario contar con una directriz y una dirección. Una vez cuentes con una lista de los requisitos de todas las partes interesadas, es necesario priorizarlas y formular objetivos grandes y pequeños. Idealmente, en la planificación de un proyecto y su calendario debe quedar reflejada una multitud de microobjetivos que poder ir cumpliendo para alcanzar el objetivo más grande.

De esta forma, el equipo de trabajo tendrá una visión futura del proyecto y podrá mantenerse motivado para ir persiguiendo cada una de las metas priorizadas.

Definir entregables

Un entregable dentro de la planificación de proyectos es cualquier trabajo que se le deba enviar al cliente en un período de tiempo. Esto sirve para que el cliente vaya verificando que los resultados del proyecto son los que esperaba y que pida cambios progresivos y específicos. Además, también pueden aprovecharse estos entregables para que el cliente acabe lanzando al mercado un producto mínimo viable.

Lo que debe hacer un project manager es marcar la fecha y el contenido de los entregables en consonancia con los microbjetivos y macrobjetivos necesarios para poder acabar el proyecto exitosamente. Evidentemente, aparte de marcar toda esta información, también debe registrar que todos los objetivos se estén cumpliendo.

Crear un horario para el proyecto

Estudiar cada entregable y perfila una serie de tareas que tengan que completarse para entregarle al cliente todo lo que quiere. Es necesario determinar quién se hará responsable de cada tarea, qué recursos se necesitarán y cuánto tiempo se ha de tardar en realizarla. Después hay que identificar qué tareas dependen de otras. Es decir, si hay tareas que no pueden empezarse hasta que otra no quede solventada.

En una planificación de proyectos es recomendable implicar a todo el equipo. Esto se debe a que las personas que van a trabajar en el proyecto probablemente puedan aportar una idea más clara sobre cuánto les va a llevar acabar una tarea y a quién es mejor asignársela en función de sus capacidades y carga de trabajo. Los compañeros de equipo han de estar de acuerdo con la temporalización del proyecto y lo que se espera de ellos para que trabajen cómodamente.

Identificar posibles complicaciones

Ningún proyecto está libre de problemas y riesgos, y ante este hecho un project manager no puede limitarse a cruzar los dedos y esperar a que la suerte haga lo suyo. En este caso cabe pensar con más detenimiento sobre la problemática que puede surgir en algún punto del proyecto como, por ejemplo, la semana de vacaciones de uno de los miembros del equipo.

En la planificación de proyectos, es necesario saber manejar correctamente los riesgos y hay que meditar sobre cómo actuar con el fin de prevenir cualquier riesgo o limitar su impacto negativo.

Presentar la planificación del proyecto a las partes interesadas

Las partes interesadas, especialmente clientes e inversores, deben estar al tanto de cómo la planificación propuesta pretende cumplir con sus objetivos propuestos. Para ello, se debe tener un intercambio de opiniones y sugerencias abierto y no cerrarse en banda a una idea preconcebida.

Una planificación de un proyecto ha de resultar accesible y clara para todas las partes interesadas para que no tengan que andar buscando al responsable correspondiente cada dos por tres. Es necesario comunicar con claridad qué se espera de cada una de las partes interesadas y qué se requiere de ellos.

Las mejores técnicas de planificación de proyectos

Antes de ver brevemente las técnicas específicas más utilizadas en la Planificación de Proyectos, es necesario hacer referencia al trabajo previo que hay que realizar con otros tipos de técnicas más generalistas. Estas técnicas no siendo exclusivas de la Gestión de Proyectos, son herramientas imprescindibles en la fase de planificación del mismo. Son muy útiles como actividades iniciales a llevar a cabo, para definir la estructura de las actividades del proyecto y la temporalidad de las mismas. Nos referimos al Método EDP y a los Diagramas de Gantt.

Entre las técnicas específicas que permiten desarrollar el Plan y el Programa del Proyecto, de una manera realista y detallada, destacan dos: el método CPM y el método PERT. Ambas técnicas se desarrollaron casi al mismo tiempo, de manera paralela y además comparten metodología, al basarse las dos en la aplicación práctica de la Teoría de Grafos.  (Los grafos son las representaciones gráficas en las que los diferentes puntos de un conjunto, se relacionan entre sí mediante enlaces que, generalmente, están orientados en una dirección).

Critical Path Method (CPM)

Se fija en 1957 como el año de nacimiento del CPM. El gigante químico DuPont tenía la necesidad de mejorar los procedimientos de dirección de proyectos,  relacionados con la construcción de plantas químicas. En asociación con la Remington Rand Corporation, (creadora de algunos de los primeros ordenadores comerciales), desarrollaron el Método CPM.

Este método se basa en el desarrollo de una red de grafos, compuesta de nodos y de arcos, que establecen las relaciones entre estos. El CPM supone que cada actividad tiene una duración fija (hay que tener en cuenta, que su origen son proyectos de construcción). La experiencia acumulada en este tipo de proyectos, permite realizar estimaciones bastante precisas de la duración de las tareas. El CPM se basa por tanto en un enfoque determinista.

Este enfoque determinista, en el que cada tarea tiene una duración fija, permite establecer una correlación lineal entre el tiempo y el coste de realización de la tarea. En esencia el CPM pretende optimizar a la vez, el plazo y el coste del proyecto, por lo que el método debe usarse simultáneamente en la programación de recursos.

Program Evaluation and Review Technique (PERT)

En las mismas fechas, concretamente  en 1958 surge el Program Evaluation and Review Technique (Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos). En pleno desarrollo del proyecto POLARIS (desarrollo de submarinos capaces de portar y disparar misiles nucleares de largo alcance), la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de los Estados Unidos, desarrolló el famoso Método PERT. El éxito en su aplicación fue espectacular, ya que el PERT permite la optimización del tiempo de ejecución de cualquier tipo de proyecto.

El Método PERT también se basó en la Teoría de Grafos, (aunque hay autores que apuntan a que su origen se debió a filtraciones relacionadas con el desarrollo del Método CPM). En los gráficos PERT, cada uno de los nodos (vértices) representa una tarea del proyecto, que se conectan entre sí a través de arcos.  Cada arco une un nodo de origen y otro de destino. El conjunto se denomina Red del Proyecto y permite visualizar de manera gráfica, las distintas interrelaciones entre las distintas actividades del mismo.

La primera fase de aplicación del PERT es la dedicada al cálculo del tiempo total de ejecución del proyecto. Este tiempo total se calcula en función de los distintos tiempos, de cada una de las actividades que lo componen. Después del PERT-Tiempo, vendría la fase de PERT-Costes, en donde se calcula el coste directo del proyecto, en función del ritmo de ejecución de las actividades y de los recursos necesarios para realizarlas.

Si el Método PERT se aplica correctamente, se consiguen tres resultados esenciales para la ejecución del cualquier tipo de proyecto, que son:

• El Camino Critico del proyecto.
• La fecha de inicio más tardía, admisible para cada actividad.
• La Holgura, o el margen disponible para cada actividad del proyecto.

Desarrollo del Método PERT

Después de iniciar el proceso general de planificación del proyecto, es decir generar una lista de actividades (con la EDP, por ejemplo); establecer las relaciones entre dichas actividades y estimar el tiempo de ejecución de cada una de ellas (con Diagramas de Gantt), es el momento de construir la red del proyecto usando el método PERT. Para ello hay que realizar las siguientes operaciones de manera secuencial:

• Calcular el tiempo más próximo en que podría iniciarse cada actividad.
• Calcular el tiempo mínimo de ejecución del proyecto, es decir el tiempo más próximo en que podría concluir la última actividad del proyecto.
• Calcular el tiempo más lejano en que podría concluir cada actividad.
• Estimar la holgura para cada suceso (inicio o fin de actividad).
• Estimar la holgura para cada actividad.
• Identificar el camino crítico.
• Analizar el resultado con el fin de minimizar, si fuera posible, la duración determinada.

Después de desarrollar esta secuencia, se trataría de asignar recursos a cada actividad, calcular sus costes y finalmente definir cuáles son los hitos principales, para que se incluyan en el Plan del Proyecto. La gran diferencia entre el método PERT y el CPM, estriba en que el primero adopta un enfoque probabilista (no-determinista). El PERT, asume que los tiempos de actividad siguen variables aleatorias, con una distribución de probabilidad de tipo beta, definida por tres parámetros (las estimaciones optimista, pesimista y más probable). Esta diferencia en el enfoque se debe a que el PERT nació como una herramienta de planificación en un proyecto con un importante componente de I+D, y no como en el caso del CPM, con proyectos de construcción.

¡Atrévete a aplicar estas herramientas en tus proyectos!

Aunque lógicamente el desarrollo de aplicación de cada una de estas técnicas de planificación de proyectos, es algo más complejo de lo que hemos descrito en estas líneas, son técnicas muy intuitivas y relativamente fáciles de aplicar, una vez se adquiere la práctica necesaria.

Los resultados son representaciones gráficas de sencilla interpretación visual, que resultan esenciales para la correcta compresión, de todas las relaciones temporales y secuenciales,  que afectan a las actividades, elementos y recursos de un proyecto.