La preparación de pedidos es un proceso que ocurre en el almacén logístico cuyo fin es recolectar una serie de productos almacenados, reagruparlos en un lugar específico y prepararlos para su expedición hacia un cliente u otro centro productivo de la empresa.
Es, sin duda alguna, la actividad del almacén que tiene un mayor valor añadido, ya que aquí se atienden las necesidades del cliente.
Orden de pedido
Todo empieza con la solicitud de un pedido. Normalmente, se gestionan varios pedidos al día, priorizando aquellos pedidos que deban salir con urgencia o por otros criterios.
La priorización de los pedidos tiene en cuenta los siguientes parámetros:
- La fecha de recepción y los plazos de entrega.
- El número de artículos y líneas del pedido.
- El número de pedidos que hay que preparar en una unidad de tiempo.
- El número de envases diferentes, zonas diferentes de almacenado y líneas diferentes.
- El número de artículos por zona y línea.
Recuerda que tomar un paquete con 10 artículos no requiere mucho más tiempo que cargar un solo artículo, por ello es recomendable tener en cuanta aquellos pedidos que comporten productos y números enteros de envases colectivos. De esta forma, la empresa podrá reducir los tiempos de preparación.
Picking
La orden de salida llega al almacén, donde se buscarán los productos que componen el pedido solicitado para acumularlos en una única unidad de carga.
En la mayoría de los almacenes pequeños, todavía es muy habitual realizar la preparación de pedidos mediante papel (Picking List).
En cuanto la empresa va creciendo en número de pedidos solicitados, se deberá invertir en tecnología para agilizar todo este proceso. Los terminales de radiofrecuencia, picking por voz, picking to Light o picking por guiado óptico agilizan enormemente todo este proceso.
Cuando el operario procede a recoger la mercancía solicitada en el pedido, debe saber qué productos, cuánto de cada producto y dónde se hallan situados.
Características del almacén que influyen en el picking
Esta tarea se puede realizar de diferentes formas, dependiendo de las características del propio almacén.
- Almacén convencional: Aquí los operarios serán quienes busquen los productos solicitados de forma manual y los trasladarán a la zona de preparación de pedidos.
- Almacén automático: Estos almacenes se caracterizan por estar controlados por un sistema de máquinas automatizas, quienes serán los que muevan los productos solicitados hasta la zona de preparación de pedidos.
- Por último, mencionaré otra técnica de picking, el cross-docking: Aquí los productos recibidos no se almacenan en su totalidad, una vez recibidos se gestiona automáticamente la preparación de pedidos.
Una vez recogidos todos los productos del pedido, se desplazan a la zona de preparación de pedidos, donde los operarios verificarán que no falta ningún producto solicitado.
Preparación de pedidos
Los bultos que pertenecen al mismo pedido deben estar juntos durante la preparación del pedido. Es habitual agrupar en la zona de expedición los envíos que se cargan en el mismo camión cuando en la misma ruta hay varias entregas. Una vez agrupados todos los productos del pedido procedemos a verificar que no se ha cometido ningún error.
El error más común suele estar relacionado con errores en la cantidad de productos enviados al o enviar un producto no solicitado. Si la empresa detecta que se comenten errores de este tipo de forma frecuente, deberá revisar sus protocolos de verificación para evitar saturar el proceso de preparación de pedidos, además del incremento de costes que ello conlleva.
Cada vez es más frecuente encontrar almacenes gestionados por un SGA, ya que automatiza muchas de estas tareas, reduciendo el tiempo de trabajo empleado por pedido y reduciendo considerablemente los posibles errores asociados a la preparación de pedidos.
Verificación y envío del pedido
Una vez hemos verificado que el pedido está listo, procedemos a realizar las siguientes tareas:
- Embalar y precintar los paquetes.
- Pesar (muy importante para controlar la carga).
- Etiquetar.
- Añadir un número de seguimiento al pedido, también conocido como tranking number.
- Tomar medidas cautelares si la mercancía es peligrosa.
- Emitir la documentación correspondiente a la carga.
- Agrupar los envíos que van a ser cargados en el mismo camión.
- Entregarlos al transportista, habiendo firmado antes la documentación correspondiente.
- Entregar la hoja de ruta al transportista.
Una vez cargada la mercancía en el camión, podremos avisar a nuestros clientes de que su pedido está en camino, facilitándoles el código de seguimiento para que puedan comprobar en todo momento la ubicación de su pedido.
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