Definir un plan de relaciones públicas puede ser algo complicado si no tienes claro como estructurarlo.
Las relaciones públicas son un proceso comunicativo que permiten crear, a través de diferentes medios de comunicación, relaciones beneficiosas para la empresa y una organización. Estas relaciones, generadas tanto con públicos externos como internos, se revelan útiles para reforzar la imagen que queremos transmitir de nuestra empresa, además que para hacer público programas y objetivos alcanzados.
Todas las empresas, grandes y pymes deberían contar con un propio plan estratégico de relaciones públicas. ¡Aprende cómo hacerlo!
¿Qué es un plan de relaciones públicas?
Un plan de relaciones públicas es una estrategia diseñada para gestionar y mejorar la reputación de una empresa, organización o individuo. El objetivo principal del plan es fraguar y mantener una imagen positiva y coherente en la mente de la audiencia, lo que comprende a clientes, empleados, proveedores, accionistas y otros grupos interesados.
El plan de relaciones públicas incorpora tácticas como la gestión de crisis, la organización de eventos, la publicación de comunicados de prensa, el uso de las redes sociales y la colaboración con influencers, entre otros. El éxito del plan se mide mediante el seguimiento y la evaluación de la efectividad de las tácticas utilizadas en función de los objetivos establecidos. Más adelante te explicaremos cómo hacer un plan de relaciones publicas paso a paso, y te dejaremos consejos valiosos para que lo implementes con el menor margen de error posible.
¿Por qué es importante definir un plan de relaciones públicas?
Diseñar un plan estratégico de relaciones públicas permite no solo aumentar el conocimiento de marca y reforzar su imagen, sino también permite conseguir otros objetivos:
- Refuerzo de la identidad de la empresa
- Mayor engagement
- Generación de opinión pública
- Publicidad de las actividades de la empresa
- Más clientes
- Reconocimiento de marca
- Mejor reputación de marca
Cómo crear un plan estratégico de relaciones públicas
No existe un modelo fijo y preestablecido para crear un plan de relaciones públicas válido para cualquier empresa. Por lo general, las fases que tienen que estar presentes en el plan estratégico de relaciones públicas de cualquier empresa son: investigación, definición, ejecución y evaluación/control.
1. Investigación
En marketing no hay acción sin investigación. Antes de definir cualquier acción de nuestro plan, debemos tener claro el objetivo de cada una de esta, el público al cuál nos dirigimos y la imagen que queremos transmitir.
Muy útil en esta fase es un análisis DAFO, un estudio general de la empresa que permite identificar Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades.
También es oportuno en esta fase cuestionarse elementos básicos que deberían ya estar definido desde el comienzo de la actividad empresarial (e incluso antes): identificación de público objetivo o buyer persona, definición de la imagen corporativa y encontrar las mejores formas de darse a conocer.
2. Definición
Una vez completada la fase de investigación, se puede pasar a definir los componentes de nuestro plan de relaciones públicas.
En el caso de que se hayan identificado diferentes públicos objetivos, es decir, más de un buyer persona, el siguiente paso es clasificar los diferentes públicos identificados.
Una vez que se hayan identificado los medios más adecuados para darnos a conocer, es oportuno seleccionar los medios de comunicación más adecuados. Un cronograma permite definir las formas de proceder de las acciones y la definición de los tiempos de ejecución de estas.
La elección de los medios para la transmisión de tu mensaje requiere una selección entre:
- Diarios y revistas
- Radios
- Comunicados de prensa
- Televisión
- Conferencias y charlas
- Ferias
En la fase de definición se incluyen también la programación de reuniones, mailing, y todas las otras formas de comunicación se hayan elegido.
3. Ejecución
La fase de ejecución consiste en poner en práctica todas las acciones definidas en la siguiente fase: ejecución de las acciones planificadas para darse a conocer, de las reuniones, de las campañas de mailing, etc., respetando los tiempos definidos en el cronograma.
4. Evaluación
La fase de evaluación es útil para poder aportar eventuales adaptaciones, en caso de necesidad. Analizar las informaciones de la empresa en medios de comunicación, informarse sobre quejas y malas opiniones para poder captar sugerencias de mejoras, valorar si se han conseguido los objetivos en los tiempos definidos y en caso contrario, corregir las acciones. En general, se trata de valorar si se ha cumplido y en qué medida el plan de relaciones públicas.
Consejos para elaborar un plan de relaciones públicas
Definir y focalizar la información, no transmitir nunca información falsa, conocer los medios y el público adaptando la información a ellos (que sé dice y cómo se dice) son los puntos claves detrás de cualquier acción de un buen plan de relaciones públicas. Con tiempo, planificación y esfuerzo conseguirás los resultados prefijados (y quizás algunos más...)
Identifica tus objetivos
Antes de empezar, es importante definir lo que quieres lograr con tu plan de relaciones públicas. ¿Quieres aumentar la visibilidad de tu marca? ¿Atraer nuevos clientes? ¿Mejorar la reputación de tu empresa? Piénsalo bien, ya que a partir de estos objetivos fundamentarás todo tu plan de relaciones públicas y, por tanto, las acciones que deberás ir tomando. Además, estos objetivos serán los que te ayudarán a extraer métricas
Conoce a tu audiencia
Es fundamental conocer a tu público objetivo para poder desarrollar un mensaje efectivo que resuene con ellos. Investiga sus necesidades, deseos y preocupaciones, y adapta tu estrategia en consecuencia. Si dispones de registros históricos de ventas y del comportamiento de tus usuarios, analízalo y extrae conclusiones para trazarte una imagen realista de qué espera de ti tu buyer persona. Si no dispones de datos, recurre a herramientas como cuestionarios o sondeos online para segmentar tu audiencia con el mayor detalle posible.
Define tus mensajes clave
Una vez que hayas identificado a tu audiencia, define los mensajes clave que quieres transmitirles. Estos deben ser claros, concisos y coherentes con la imagen de marca que quieres proyectar. Debes tener establecidos con antelación elementos clave de tu imagen de marca como son los colores corporativos, el logo, un manual de comunicación, tus lemas y los valores que quieres transmitir.
Selecciona tus canales
Decide qué canales utilizarás para comunicar tus mensajes clave a tu audiencia. ¿Será mediante los medios tradicionales como televisión, radio y prensa escrita? ¿O utilizarás plataformas digitales como las redes sociales? No debes seleccionar tus canales al azar ni optar por repartir tu presupuesto por absolutamente todos los canales. Fíjate en quién es tu audiencia y qué canales frecuenta más, a qué hora y qué días de la semana se muestra más activa.
Crea un calendario
Elabora un calendario que incluya fechas clave y plazos para la implementación de tu plan de relaciones públicas. Esto te ayudará a mantener el rumbo y a asegurarte de cumplir tus objetivos. Puedes diseñar un diagrama de Gantt para asegurarte que toda tu planificación se está cumpliendo punto por punto y para que puedas modificar fácilmente la temporalización o timing en caso de algún percance. Además, puedes acompañarlo de un organigrama en el que se indiquen los diferentes niveles de responsabilidad y tareas asignados a cada grupo de trabajo o puesto.
Haz un seguimiento y mide los resultados
Finalmente, es importante hacer un seguimiento del éxito de tu plan de relaciones públicas. Emplea métricas relevantes como el alcance de tus mensajes, el engagement de tu audiencia y el ROI para evaluar su efectividad y hacer ajustes si es necesario. Este seguimiento es esencial para poder valorar si el plan de relaciones públicas elaborado ha tenido éxito, ha fracasado o si hay aspectos que poder mejorar, de manera que el próximo plan de relaciones públicas resulte más efectivo y acertado.
¿Qué no puede faltar en un plan de relaciones públicas?
Hay algunos elementos de planes de relaciones públicas que no son propiamente básicos y que no todas las empresas incluyen en sus planes. Entre estos, el plan de crisis. Incluir un plan de crisis en el plan empresarial te proporciona una ventaja, ya que no tendrás que preocuparte en el futuro de aspectos que ya has definido en tu plan. Además, las situaciones de crisis requieren rapidez de acción y tener ya definido un plan de acción evita errores estratégicos o malas elecciones debido a la presión del momento. Así que, no cometas el mismo error que muchas empresas y recuerda incluir un plan de crisis en tu plan de relaciones públicas.
Cómo definir un plan de crisis
Estar preparados para cualquier escenario negativo posible es el objetivo del plan de crisis. Aunque probablemente la mayoría de ellos no se harán reales nunca, definir las posibles situaciones es una medida preventiva que puede evitar que una crisis crezca más o produzca daños irreparables.
Elaborar un plan de crisis consiste en pensar en todas las crisis potenciales de la empresa y sus posibles soluciones.
Las acciones a llevar a cabo frente una crisis tienen que estar definidas al detalle: qué se hará, qué se dirá, a quién, a través de qué medios, con qué recursos y qué estrategia a seguir. Los diferentes tipos de estrategias pueden variar según la situación de cada caso; por ejemplo habrá casos en los cuales será preferible una estrategia proactiva (informar personalmente los medios de la crisis antes que se generen flujos de comunicación externos no controlables) antes una estrategia reactiva (no comunicar hasta que no haya una demanda de los medios).
Cuanto más detalladas estén todas las posibles situaciones, mejor.
También es una idea, en caso de una crisis, hacer un análisis de la situación para evaluar si el plan de crisis ha servido para apagar la crisis.
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