Nos encontramos en un entorno cambiante, ante el que se requieren profesionales capaces de adaptarse a la nueva realidad, con las habilidades suficientes para afrontar nuevos desafíos y que permitan a la empresa mantener su posición frente a sus competidores. En este artículo, veremos la importancia de un plan de formación en la empresa.
Podemos decir, que el plan de formación tiene una doble vertiente. Por un lado, el empleado adquiere nuevos conocimientos que le permiten mejorar su perfil profesional y, por otro lado, el plan de formación le permite a la empresa contar con un equipo más preparado. Por eso, la gestión de la formación en la empresa juega un papel fundamental.
¿Qué es un plan de formación?
Se denomina plan de formación al conjunto de acciones dirigidas a actualizar y renovar los conocimientos y habilidades de los empleados de una empresa, para conseguir una plantilla altamente competitiva y mejorar su competitividad empresarial.
El plan de formación puede definirse como la herramienta empresarial que recoge las necesidades formativas de la empresa, de manera ordenada y sistematizada, teniendo en cuenta la estrategia de la organización.
El principal activo con el que cuenta una empresa es el talento de los profesionales que forman parte de ella. Por ese motivo, es totalmente necesario trabajar en una correcta gestión de los planes de formación en la empresa e incluirlos en el Plan Estratégico de la compañía.
El plan de formación es el marco de referencia desde donde crear todas las acciones formativas que la empresa realice. Además, deberá ser revisado cada cierto tiempo para asegurar que se sigue adaptando a las necesidades y estrategia de la organización.
Objetivos de un plan de formación
- Detectar posibles carencias de los empleados en sus puestos de trabajo.
- Aumentar la productividad de la plantilla.
- Proporcionar a los trabajadores nuevas oportunidades y contribuir a la mejora de su perfil profesional.
- Mejorar el desempeño laboral al contribuir a la adquisición de nuevas habilidades y conocimientos.
- Motivar a los trabajadores y aumentar el sentimiento de pertenencia a la empresa.
- Retener el talento. Cuando los trabajadores sienten que no tienen posibilidades de evolucionar, es más probable que busquen otras oportunidades fuera de la empresa.
- Contribuir a la cohesión de la cultura empresarial
¿Cómo elaborar un plan de formación para empresas?
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Diagnóstico inicial:
En un primer momento, debemos determinar en qué situación se encuentran los trabajadores y cuáles son sus necesidades para poder mejorar y trabajar sobre las carencias actuales. No precisará la misma formación, por ejemplo, un trabajador que lleve mucho tiempo en la empresa que un joven empleado, bajo un contrato de formación. Por eso, es fundamental estudiar todas casuísticas posibles que pueden presentarse para poder hacer planes de formación acordes.
A partir de este diagnóstico, debemos decidir si es necesario elaborar un plan de formación y cuáles serían sus objetivos expresados en KPI. Esto nos servirá para que, una vez completado el itinerario formativo, podamos evaluar el impacto del plan formativo elaborado.
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Diseño de plan de formación:
Es a partir del análisis anterior desde donde podrá determinarse las características de un plan de formación para la empresa. Después de la información recopilada en la primera fase, se crea un plan de formación adaptado a las necesidades actuales del equipo. Se creará un catálogo de cursos junto con el establecimiento de un presupuesto, duración y objetivos. De la misma forma, se debe determinar el momento y el lugar donde impartir la formación. El objetivo no es solamente que los trabajadores cumplan con las funciones de sus puestos, sino que el plan de formación les capacite para la adquisición de nuevas habilidades.
También debes darle una vuelta al contenido que quieres cubrir, si es una formación destinada a mejorar las habilidades interpersonales (soft skills) o las destrezas técnicas (hard skills). Ten en cuenta que los conocimientos que vayan a aprenderse deben poder aplicarse en la realidad laboral del día a día de los trabajadores, de lo contrario no tendrá valor real. Piensa si se van a crear varios itinerarios formativos ideados para departamentos diferentes según sus necesidades o se va a impartir una formación más generalista.
Para diseñar el plan de formación, deberás hacerte las siguientes preguntas:
- Hay materiales formativos existentes que puedan reciclarse.
- ¿Qué recursos formativos puedes encontrar dentro de tu empresa y cuáles tendrían que externalizarse?
- ¿Qué tecnologías tienes a tu alcance que puedas aprovechar?
- ¿Cuál es el presupuesto pensado para el plan de formación?
- ¿Dónde y en qué formato se va a impartir la formación?
- ¿Hay recursos educativos gratuitos a los que se pueda sacar partido?
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Ejecución del plan de formación:
En esta fase, se impartirán la formación tal y como se había diseñado en el paso anterior. Se materializa el plan y se ponen en marcha los distintos programas formativos.
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Evaluación de resultados:
En la última fase, mediremos el éxito de la formación y evaluaremos si se han cumplido los objetivos a través de indicadores marcados, tales como encuestas o indicadores de satisfacción. No se trata de un examen o de medir indicadores de rendimiento, sino de obtener feedback por parte de los trabajadores para poder mejorar los siguientes planes formativos. Además, la empresa deberá medir si la formación ha resultado rentable para la organización.
Más allá del feedback directo que nos puedan aportar los trabajadores, es conveniente ir evaluando con el tiempo los KPI que nos marcamos al principio para poder valorar a ciencia cierta hasta qué punto ha contribuido la formación a una mejora de la productividad y de los procesos de trabajo.
Tipos de planes de formación en empresas
Formación de on-boarding
Este tipo de formación estandarizado según cada departamento sirve como presentación orientativa para que los recién contratados puedan ubicar su puesto de trabajo mentalmente dentro de la empresa y del proceso productivo. De esta forma, un plan de formación para los recién incorporados a la empresa sirve para clarificar cuál es el rango de funciones que van a cumplir los trabajadores, cómo funciona la empresa y cuáles son las políticas de empresa. Un plan de formación empresarial dirigido al on-boarding de nuevos trabajadores es indispensable para que los primeros días del trabajador en la empresa sean fructíferos y lo menos confuso posible.
Formación tecnológica
Un plan de formación en empresas pensado para impulsar la innovación y digitalización también es una herramienta valiosa. Este puede cubrir contenidos de diferentes niveles en función de las características de los trabajadores. Si bien este plan de formación puede cubrir ofimática básica para tareas administrativas, también, por ejemplo, puede servir para refrescar los conocimientos tecnológicos de arquitectos, médicos, analistas, y todo tipo de profesión que hoy día a de estar en contacto con alguna forma de tecnología.
Formación de productos
En algunos casos, si la empresa ha decidido diversificar su tipología de productos, los empleados menos conectados con la parte estratégica del negocio pueden perder un poco el norte sobre qué está comercializando la empresa y cuáles son sus objetivos específicos. Por ello, es recomendable mantener al corriente a todos los equipos sobre los diferentes productos de la compañía, sus diferencias, las perspectivas para cada uno de ellos y el papel que cada trabajador cumple en el desarrollo de un producto u otro.
Formación en coaching y liderazgo
Este plan de formación está pensado, no para empleados rasos, sino para el mando intermedio compuesto de gestores de proyectos, team leaders, gerentes y jefes de departamento que necesiten desarrollar habilidades de comunicación asertiva, una correcta gestión de equipos y técnicas adecuadas para insuflar motivación y positividad entre los miembros de su equipo de trabajo.
Formación en ciberseguridad
Estrechamente relacionado con la formación tecnológica, un plan de formación en ciberseguridad se presenta como una opción más que necesaria para que los trabajadores de una empresa sean conscientes de las vulnerabilidades de sus equipos de trabajo, los peligros potenciales que podemos encontrar en la red, estafas y ciberataques (especialmente por correo electrónico) y cómo prevenirlos.
Como hemos podido comprobar, son evidentes los beneficios de la formación en la empresa. Cualquier compañía que forme a sus empleados, demuestra interés en el desarrollo y crecimiento laboral de su equipo, lo que también mejora la imagen de la empresa hacia el exterior. La formación en las empresas es una inversión por la productividad, ya que permite no quedarse nunca atrás con relación a la competencia y a las continuamente cambiantes exigencias del mercado. Por tanto, invertir en planes formativos para los empleados de una empresa es una apuesta por el crecimiento de la compañía.
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