¿Cómo debe ser la comunicación en una empresa?

Se busca a los mejores talentos, a los mejores empleados para poder desarrollar los proyectos que desee ejecutar la empresa, pero ¿Cómo gestionamos la comunicación con los empleados? ¿cómo tratamos a este talento para conseguir su mejor versión y obtener el mayor beneficio?

El empresario, a menudo, se centra en el proyecto en sí para obtener los mejores resultados, de una forma eficaz y eficiente,  en ocasiones se deja llevar por el progreso de estos proyectos y se olvida de las personas que están detrás y que los hacen posibles: los empleados Por eso es tan importante la comunicación con los empleados, que son los que, en última instancia, desarrollan y hacen posibles los proyectos empresariales. Los empleados son las cabezas pensantes y creativas que hacen posibles el éxito de una entidad, el alzamiento de la marca.

Comunicación interna de la empresa para conseguir el éxito

Todas las personas de la empresa realizan comunicaciones y dependiendo de su posición y responsabilidad en esta, su comunicación será más o menos crítica. Es fundamental definir la comunicación interna de la empresa como una estrategia a seguir para alcanzar el éxito, para alcanzar un objetivo final: ayudar a mejorar resultados, integrando a los empleados en un proyecto común, fomentando la participación y fortaleciendo la “cultura organizativa”. En este sentido, la comunicación interna juega un papel primordial para hacer sentir al empleado como parte imprescindible del proyecto y no como una mera pieza del engranaje que hace posible la consecución de los objetivos planteados.

Sentido de pertenencia e identificación

Si somos capaces de facilitar y fortalecer el involucramiento, el sentido de pertenencia y la identificación con la empresa del empleado, seguro que obtendremos un incremento de la motivación de estos para con la empresa.

Escuchar a los trabajadores

Conocer las inquietudes de los trabajadores, escucharles y hacerles partícipes de los logros y retos de la empresa es fundamental para que la organización marche satisfactoriamente. Los trabajadores se sentirán arropados y valorados, por lo que aumentará su productividad, además de mejorar la imagen de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Un gesto tan simple como ser transparente es sinónimo de confianza y motivación. En España, la falta de motivación en la empresa supera el 75% y estudios recientes constatan que se debe a una deficiencia en la comunicación interna. Es por ello que debemos fomentar la participación de los empleados a través de diferentes canales.

¿Por qué es tan importante gestionar correctamente la comunicación con los empleados?

Todo esto no significa que la empresa deba dar a conocer cada información  a sus colaboradores o empleados, solo la información esencial que les haga partícipes. Es mucho más rentable la inversión en comunicación interna que la gestión de las consecuencias. Para conseguirlo, lo principal es querer comunicación y creer en ella. Contar con un plan que recoja la definición de las metas, las estrategias a seguir para alcanzarlas, los mensajes, el público diana, qué acciones se van a desarrollar, qué canales se van a emplear y qué presupuesto se va a destinar a la susodicha comunicación.

¿Cómo debe ser la comunicación en la empresa?

Para procurar una buena comunicación en la empresa se deben respetar una serie de valores y tener en cuenta unos factores específicos. Al hablar de comunicación en la empresa debemos tener en cuenta que esta abarca la comunicación entre todos sus miembros y dimensiones: entre trabajadores de un mismo rango, entre un trabajador y su superior, entre el equipo directivo y el resto de trabajadores, de forma interdepartamental, comunicaciones internas de marca, etc. Así pues, de forma general, la comunicación dentro de una empresa debe ser:

Clara

Es común, especialmente en oficinas, que los comunicados incluyan una cantidad ingente de paja, de mensajes motivadores y de información no pedida que ensombrezca la intencionalidad real de lo que se pretende transmitir. Es por ello que una cualidad de la comunicación dentro de una empresa es que siempre ha de tener un objetivo claro que todo el mundo entienda, sin incumplir la máxima de calidad y cantidad. Esto no significa que debamos perder la cortesía, pero sí evitar adornar excesivamente nuestra comunicación sin ningún motivo. Además, mientras más claros seamos como trabajadores, más fluidos serán los intercambios de información, lo que permitirá resolver problemas y urgencias de forma más satisfactoria.

Escucha activa

Debemos prestar atención a todos los mensajes que nos llegan desde todos los frentes, no solamente desde nuestros superiores. Normalmente la escucha activa es un valor que los empleados rasos aprecian mucho en sus jefes, ya que estos les permite sentirse comprendidos. Sin embargo, la escucha activa no solo consiste en poner el oído y asentir con la cabeza, sino que requiere volcar toda nuestra atención en lo que nuestro interlocutor está diciendo. En un ambiente de trabajo, esto nos permite tomar decisiones más respetuosas con nuestros compañeros, más inteligentes y más conscientes. La escucha activa no solo es un factor clave para mantener un buen clima laboral, especialmente por parte de los superiores, sino también para evitar errores y descuidos.

Retroalimentación constructiva

Esta retroalimentación se suele dar de forma más directa de forma vertical y descendente, pero también es útil habilitar canales de retroalimentación circular. Las críticas constructivas dan como resultado una mejora de la calidad del trabajo que se genera y el fomento de unas relaciones laborales más sanas que se cimientan en la confianza mutua. Sin embargo, a la hora de realizar una crítica siempre se debe tener en cuenta dos cosas: que tenga una finalidad, que se aporten soluciones y que se haga de forma asertiva, sin trazas de agresividad o socarronería.

Respeto

Puede parecer obvio, pero para que la comunicación realmente sea fructífera en un ambiente de trabajo sus miembros se han de respetar. Como sabemos, en los trabajos se pueden dar situaciones de tensión y no todos los miembros deben tener afinidad entre sí o llevarse de maravilla, pero deben mantenerse un respeto genuino. Es decir, no se deben caer en descalificaciones personales, ni tampoco profesionales. Por desgracia, hay equipos de trabajo en los que las faltas de respeto son recurrentes, de forma explícita o velada. Esto hace que la comunicación degenere, que se eviten los contactos entre ciertas personas y, por tanto, enrarece el clima laboral y la productividad.

Comunicación ascendente, descendente y horizontal

Con este valor ponemos énfasis en la disponibildiad real de los canales de comunicación multidireccionales. En cierto sentido, nos referimos a que el líder de un equipo ha de mostrarse abierto para la comunicaicón para con sus empleados, y viceversa. La comunicación ascendente no ha de interpretarse como un riesgo para los trabajadores, ni la descendente ha de percibirse desde arriba como un canal por el que solo se deslizan órdenes de forma escueta.

A su vez, es recomendable que los mandos directivos de la empresa se comuniquen con el resto de los trabajadores, no necesariamente de forma personalizada, pero sí mediante charlas en las que se informe a todos los equipos por igual de las novedades dentro de la organización. Esto ayudará a que los trabajadores se sientan identificados con la marca de la empresa y que sean conscientes del impacto de su trabajo a gran escala, por lo que aumenta la fidelización de los clientes internos.

De igual forma, no solo hay que cuidar los canales de comunicación ascendente y descendente, sino también la comunicación horizontal entre compañeros de un mismo equipo, entre diferentes equipos y entre jefes de departamentos.

¿Qué es la política de comunicación interna?

Es imprescindible meterse en la piel del empleado, escucharle, crear un lenguaje, una cultura y un conjunto de valores comunes que lo identifique. Esto puede conseguirse mediante una política de Comunicación Interna, la cual tiene tres funciones:

• Función estratégica, mediante el diseño del plan anteriormente citado.
• Ejercicio operativo, asignando tareas y responsabilidades concretas.
• Función cultural, consolidando la cultura interna de la organización.

Las organizaciones que hoy apuestan por modelos más humanistas de “management” y ofrecen posibilidades de desarrollo a su personal son las que poseen un menor grado de rotación. Una opción muy viable es la de invertir en profesionales de la comunicación, que cumplen con el rol de consultores dentro de la empresa, realizando diagnósticos que permitan detectar las necesidades de los empleados. Estos profesionales de la comunicación pueden elaborar estrategias y diseñar planes de comunicación a medida, contemplando qué se va a hacer y cómo; qué medios e instrumentos se van a emplear y seleccionan  las acciones más adecuadas para llevar a cabo la transmisión de los mensajes Todo esto, una vez que tengamos claro hacia donde queremos llegar, es decir, qué objetivos queremos alcanzar.

Procurando la participación plena, los programas de Comunicación Interna miden el grado de satisfacción de los empleados de forma continua en el tiempo, pues una intervención aislada no es recomendable. Como tampoco lo es perder la coherencia entre los mensajes internos y externos, pues si esto ocurre, solo conseguiremos el descrédito de los empleados.

El papel de la comunicación para un buen trabajo en equipo

Otra de las estrategias a seguir, en fomento de la comunicación interna, es la llamada “Inteligencia colectiva”, la cual desarrollará un trabajo en equipo más que eficiente. La inteligencia colectiva no es más que el fomento de la colaboración y cooperación entre los miembros de la empresa, los trabajadores: empleados que forman un equipo, y del empresario depende que este equipo sea o no eficaz.

El psicólogo Pierre Lèvy bien lo dijo: “Nadie lo sabe todo. Todos sabemos algo. Todo el conocimiento reside en las Redes” de aquí que la comunicación interna y la inteligencia colectiva vayan de la mano, siendo necesario que la gestión de los equipos de trabajo parta de la colaboración, puesta en común, comunicación y cooperación de todos los integrantes, siendo estos como neuronas en un cerebro, que necesita la conexión de todas ellas para poder funcionar eficazmente, comunicándose y haciendo llegar la información a su destino.

Así, la empresa surgida de esta colaboración contará con un equipo unido y resolutivo, en el que se cuenta con los conocimientos y experiencias de un grupo considerable de personas puestas a disposición de su empresa, de la que se sienten parte y en la que se sienten reconocidos.

La inteligencia colectiva bien gestionada, así como una buena comunicación interna pueden hacer que la empresa destaque en su sector.

Claves en la estrategia de comunicación interna

A continuación, te damos cinco claves para construir una buena estrategia de comunicación interna.

La dimensión estratégica de la función

Crear un órgano de comunicación interna, liderado por un profesional de la comunicación e integrado por los responsables del departamento de recursos humanos. El objetivo será alinear los mensajes a transmitir a los empleados con la estrategia de la empresa.

Política de comunicación

Es importante definir el estilo y la forma de comunicación de la empresa. Se deben evitar los monólogos de la empresa y acerca de la empresa, apostando por la creación de portavoces, por el impulso del liderazgo y la comunicación en cascada. Crearemos paso a paso entornos que fomenten el diálogo y la participación de los empleados.

Orientación al cliente interno

La clave del éxito reside en satisfacer las necesidades del negocio y de los equipos. Es necesario, por tanto, conocer los retos y necesidades de los empleados para diseñar planes de comunicación personalizados. Evidentemente, no podremos ir empleado por empleado, pues el coste no sería rentable, por lo que crearemos una red de corresponsales que se encargará de transmitir las necesidades que presenta cada equipo.

Gestión de canales

Definiremos la estructura de canales más adecuada. Las opciones son numerosas, pero es recomendable el canal presencial (comunicación en cascada) y el desarrollo de una intranet dinámica y participativa. Además, se pueden crear anuncios que se proyecten por las instalaciones de la entidad y se debe realizar una continua búsqueda de herramientas que garanticen y fomenten una comunicación de calidad.

Medición de resultados

La elaboración de informes de seguimiento es fundamental, haciendo balance de la gestión de comunicación interna. En este informe se deben agrupar indicadores cualitativos y cuantitativos.

Ya conoces las claves básicas para conseguir una buena comunicación dentro de tu empresa y alguna que otra estrategia más para fomentar esta comunicación unida a la colaboración de los empleados. Ahora solo queda ponerlas en práctica y sobre todo no olvidar aquellas personas que desempeñan el trabajo diario que hace posible el posicionamiento de tu empresa.