¿Alguna vez has dedicado más tiempo del necesario a finalizar una tarea, debido a las interrupciones continuas de los demás trabajadores? ¿Retrasan tu trabajo las típicas preguntas: "¿cuándo acabas? ¿te ayudo? ¿cómo va la tarea X?" Kanban es un sistema que te ayudará a resolver todas estas cuestiones.
Si quieres conocer el método Kanban, cómo implementarlo en tu empresa y qué beneficios puedes conseguir… ¡Sigue leyendo! No pierdas la oportunidad de mejorar la eficiencia en la gestión de proyectos de tu empresa.
¿Qué es Kanban y para qué sirve?
Kanban es una palabra japonesa que significa “tablero visual” o “señal” y tiene su origen en la empresa Toyota, para aplicarse a los sistemas de producción de coches. El Kanban está basado en el método Just in Time que trataba de dividir el proceso en fases delimitadas que debían cumplir los objetivos perfectamente para pasar a la siguiente fase, dando lugar así a la calidad. Permite reducir costes, pues solo encargan los suministros en el momento y en las cantidades necesarias.
La metodología Kanban es un método visual que se utiliza para controlar las tareas a través de su división por fases, hasta su finalización. Además, ayuda a eliminar cuellos de botella, es decir, etapas en la que existe un bloqueo en el flujo de trabajo.
Su objetivo es mejorar la comunicación (para su desarrollo se utilizan post-it), en los proyectos y tener claro en todo momento, la fase en la que nos encontramos y el número de tareas que están pendientes. A día de hoy, este método ha pasado a formar parte de las conocidas como metodologías ágiles, las cuales tratan de gestionar el trabajo y adaptarlo a las condiciones de los proyectos.
Cuatro principios de Kanban y su filosofía
El método está basado en cuatros pilares básicos, los cuales son:
Se puede implantar en el momento, no es necesario empezar un proyecto de nuevo
Kanban funciona como un potenciador que reconoce el valor allá donde se implemente y pone de relieve obstáculos que ralentizan los procesos de trabajo y los resultados. Así pues, abarca todos los aspectos de los procesos de trabajo en su totalidad: flujos, puestos, responsabilidades, organigrama, canales de comunicación y cualquier otro componente que desempeñe un papel relevante en cualquier proceso.
Este principio saca a relucir ante los demás el atractivo del método Kanban, pues resulta más favorecedora su implementación cuando se exponen sus beneficios de forma clara: no rompe las dinámicas de trabajo, maximiza la eficiencia y ahorra costes en cualquier momento que decida incorporarse.
Se persigue el cambio y evolución de los miembros del equipo
Este principio se relaciona estrechamente con el anteriormente explicado, y también es fundamental para cualquier metodología ágil o SCRUM. Aunque tanto la metodología SCRUM como la Kanban comparten la noción de evolución continua mediante cambios pequeños en incremento, el modelo Kanban se diferencia por no regirse tanto por marcos de tiempo muy estructurados.
En la metodología Kanban se reconoce la dificultad de implementar cambios de calado y que probablemente a ciertos trabajadores de mayor o menor responsabilidad les cueste tragar con ellos. Los mandos directivos pueden mostrar reticencia hacia el cambio por miedo a que se disparen los costes inopinadamente, mientras que los team leaders temerán que haya modificaciones que ralenticen los procesos de trabajo y, consecuentemente, la calidad del producto.
Respetar los roles, responsabilidades y cargos
Este es un principio que refuerza la idea de que Kanban no es un elemento disruptivo que venga a romper con las dinámicas de trabajo asentadas. Al revés, Kanban consiste en un compromiso que va moldeando poco a poco los procesos de trabajo sin tirar por la borda los esquemas de trabajo subyacentes del momento.
El objetivo es ganarse el apoyo a favor de Kanban en un entorno laboral en el que haya trabajadores de todos los puestos con intereses indirectos e implícitos en que no cambien algunas prácticas concretas de los procesos de trabajo. Cabe destacar que las organizaciones que más se resisten a los cambios y que más lentamente los procesan son las empresas más grandes.
Alentar al liderazgo
El modelo Kanban acepta el poder de la cooperación y del trabajo en equipo, pero también permite que cualquier miembro de un equipo se arme de responsabilidad y comunique cualquier problema u obstáculo con el que se encuentre. Esto permite motivar a todos los miembros del equipo a tomar la iniciativa de forma justificada, por lo que los obstáculos no pasan desapercibidos y no se hacen una bola. A su vez, esto hace que los trabajadores se impliquen más en sus labores, que ganen más confianza en sí mismos, que tomen más riesgos y que crezcan más profesionalmente.
Estos principios se han de tener siempre en cuenta si decides implantar Kanban en tu empresa. No son opcionales ni irreemplazables si quieres conseguir éxito en tu empresa. Ahora veremos cuáles son las reglas para utilizar de forma correcta el método.
Reglas para implementar Kanban
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VISUALIZAR el trabajo
Como vemos en el ejemplo, Kanban trata de visualizar en una pizarra la división de tareas. La pizarra tiene tantas columnas como tareas haya. En cada columna se establecen las tareas en forma de “post-it”.
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LIMITAR el trabajo
Es importante definir el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase. La idea principal de esta regla es que los trabajadores se centren en cerrar tareas, no empezar nuevas.
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MEDIR el tiempo
Se debe medir el tiempo que se tarda en cerrar cada tarea, además de tener en cuentas otras métricas relevantes como el tiempo desde que se empieza una tarea hasta que se entrega al cliente. Es necesario para controlar y mejorar continuamente.
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CLARIFICAR procesos
Cuando todos los trabajadores comprenden cómo son los obstáculos a los que se enfrentan, los procesos de trabajo, las reglas y prohibiciones, las reuniones y posibles tomas de decisiones se tornan más racionales y objetivas. Para asentar las bases de un nuevo proceso de trabajo, cambio o tarea, es necesario documentarlo y compartir este documento virtual con el equipo encargado de un proyecto o departamento.
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RETROALIMENTACIÓN
Al igual que para otras metodologías ágiles, el llamado feedback y la mejora continua de procesos es un pilar de Kanban. Así pues, se recabarán las opiniones y puntos de vista de los trabajadores durante diferentes etapas del proyecto. La frecuencia de retroalimentación dependerá de lo establecido según la temporalización de los proyectos.
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COLABORAR
La cooperación y la experimentación conjunta van de la mano en el modelo Kanban, por lo que debe encontrarse un consenso grupal en la manera en la que se ha de proceder con las labores de cada integrante del equipo y los problemas actuales que surgen en su día a día.
Beneficios de implementar Kanban
Visualización del flujo de trabajo
Para visualizar datos, se emplean tableros visuales y tarjetas para representar el flujo de trabajo de manera clara y concisa. Esto permite que todos los miembros del equipo tengan una visión general de las tareas en curso, tanto las que están pendientes como las que se han completado. La visualización ayuda a identificar cuellos de botella, retrasos y áreas de mejora.
Gestión de tareas más eficiente
Kanban proporciona una forma estructurada de gestionar las tareas, que se representan a modo de una tarjeta y se mueve a través de diferentes etapas del proceso. Esto ayuda a priorizar y asignar tareas de manera más efectiva, evitando la sobrecarga de trabajo y mejorando la productividad.
Mayor transparencia y colaboración
Al utilizar tableros Kanban, todos los miembros del equipo tienen acceso a la información actualizada sobre el estado de las tareas. Esto fomenta la transparencia y facilita la colaboración, ya que todos pueden ver qué se está haciendo, quién está trabajando en qué y cuándo se completarán las tareas.
Mejora del flujo de trabajo
Se pone el énfasis en optimizar el flujo de trabajo mediante la identificación de cuellos de botella y la eliminación de desperdicios. Al visualizar el proceso y medir los tiempos de ciclo, se hace más sencillo identificar áreas de mejora y realizar ajustes para lograr una mayor eficiencia y reducir los tiempos de entrega.
Adaptabilidad y flexibilidad
Kanban se adapta bien a los cambios y a la gestión ágil de proyectos, al tener un enfoque flexible y ofrecer una respuesta más rápida ante cambios prioritarios. Si surge una nueva tarea o se produce un cambio en los requisitos, simplemente se puede agregar una nueva tarjeta al tablero y ajustar el flujo de trabajo en consecuencia.
Mejora de la comunicación y la coordinación
Es un medio para promover la comunicación regular entre los miembros del equipo. Al trabajar en un sistema visual compartido, las conversaciones sobre el trabajo se vuelven más frecuentes y efectivas, evitando malentendidos y mejorando la coordinación entre los miembros del equipo. Como consecuencia, fomenta un ambiente de trabajo más colaborativo.
Pasos para implementar fácilmente el método Kanban en tu empresa
Ya sabemos qué es Kanban… ¡ahora veamos cómo poner en práctica esta metodología en tu empresa!
- Prepara a tu equipo de trabajo. Añadir a tu empresa el método Kanban supondrá una gran cambio en el personal. Por tanto, debes involucrarlos y formarlos en la filosofía Kanban, para que, cuando llegue el momento, sepan qué cambios hacer en su método de trabajo.
- Visualizar el flujo de trabajo. Debes diseñar el trabajo en la pizarra. Dividir los -proyectos en las fases necesarias. Por ejemplo: Redactar email > Enviar a base de datos > Obtener clientes. Tienes dos opciones de diseñar el tablero. Con una pizarra/tablero y post-it, o con un software capacitado de realizar esta labor. Algunos de los más recomendados por el mercado son Kanban Tool, Trello, JIRA Greenhopper, Cardmapping, Tablero Kanban Online y Targetprocess.
- Delimita el número de tareas en curso. No sirve de nada empezar varias tareas y dejarlas a mitad. Los mejor es limitar el número de tareas empezadas.
- Controla el trabajo. Hay que revisar de manera constante el funcionamiento. Observar qué funciona correctamente o qué falla y solucionarlo.
- Mejora a tu equipo continuamente.
Otras metodologías ágiles que pueden ayudarte
Como te he nombrado anteriormente, las metodologías ágiles son un conjunto de métodos de gestión de trabajo de forma flexible, autónoma y eficaz que disminuye los costes. Una de ellas y de las más conocidas es Kanban. Pero existen otras, como SCRUM o Extreme Programming XP que son muy utilizadas en todas las empresas.
Extreme Programming es una herramienta muy usada por las empresas que están en proceso de consolidación. Su objetivo es apoyar la relación entre los empleados y los clientes.
Scrum es un proceso parecido al Kanban, pues es un conjunto de prácticas para trabajar en equipo de la manera más eficiente posible. Se ejecuta en ciclos temporales cortes y de duración fija, es un proceso iterativo.
¡Visualiza tu futuro!
Ya conoces Kanban y sabes que existen otras metodologías con las que puedes conseguir crear una empresa de éxito. Si estás interesado en continuar investigando, te recomiendo que te especialices en la materia con el Master en Gestión Ágil de Proyectos. Agile Project Management o el Master Lean Startup Management y Metodologías Ágiles de INESEM. Con él, aprenderás todo lo necesario para dirigir y gestionar proyectos profundizando en las principales metodologías ágiles.
Ya no tienes excusas, ningún empleado más te interrumpirá de tu labor. Simplemente echará un vistazo al tablón con la tareas. No pierdas más tiempo y gestiona tu flujo de trabajo de forma más eficiente y eficaz. ¡Garantiza el éxito de tu empresa!
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