Introducción al análisis de los puestos de trabajo (APT)

En el siguiente artículo vamos a analizar y estudiar el análisis de puestos de trabajo como método fundamental y básico para cualquier organización a la hora de poder definir de forma clara las tareas que se van a realizar en un determinado departamento o puesto de trabajo y los factores necesarios para llevarlas a cabo con éxito, así como la gestión del talento de la organización.

“El análisis del puesto es un proceso mediante el cual se obtiene información acerca de puestos, al definir sus deberes, tareas o actividades del trabajo” (G.Bolander, A.Sherman, S.Snell, 2003)

El análisis de puestos de trabajo, nos reporta directamente una serie de beneficios tanto a la organización como a los propios responsables, técnicos de RR.HH o empleados, como pueden ser:

1. Facilita el proceso de reclutamiento y selección de personal.
2. Transparencia en el proceso de contratación.
3. Imprescindible para el plan de formación del personal.
4. Gestión de carreras profesionales.
5. Valoración de puestos de trabajo.
6. Evaluación del desempeño.
7. Ayuda en la detección precoz de los incidentes y accidentes de trabajo.
8. Motivación y satisfacción de los empleados.
9. Carga de trabajo y responsabilidades del puesto de trabajo.

El análisis de puestos de trabajo, tendrá como responsables, al responsable de RR.HH, responsable del departamento, producción o línea, así como los propios empleados. En este sentido, el responsable del análisis de puestos de trabajo, deberá tener un perfil que lo capacite para la labor, pudiendo destacar entre otras, calidad, capacidad de análisis, empatía o imparcialidad.

El proceso de análisis puede ser efectuado por una comisión creada a tal efecto, un consultor/a interno o un consultor/a externo, donde se deberán atender factores tan importantes como la diversidad  de puestos o diferentes puestos de vital interés para la organización.

Por otro lado, en cuanto a la información a recopilar, ésta deberá tratar al menos:

1. Información específica relacionada con el trabajador: tales como los conocimientos, competencias, condiciones físicas requeridas, actitudes y aptitudes, etc.
2. Información específica relacionada con el puesto: identificación del puesto y tareas a efectuar, así como las responsabilidades y objetivos  inherentes al puesto de trabajo.
3. Información genérica relacionada con el trabajador: como las aptitudes generales referidas a un grupo de puestos de trabajo. Muy útil para la comparación entre trabajadores de diferentes puestos, muy útil para diferentes prácticas dentro del departamento de RR.HH.
4. Información genérica relacionada con el trabajo: importante para el estudio de la multifuncionalidad del trabajador, ya que hace referencia a las tareas que pueden ser realizadas en más de un puesto de trabajo, como gestión del trabajo, supervisión o trato con proveedores. Muy útil para la comparación entre diferentes puestos de trabajo.

¿Qué procedimientos de recogida de la información podemos utilizar en el análisis de puestos de trabajo?

El análisis de puestos de trabajo debe responder, entre otras, a las siguientes preguntas:

• ¿En qué consiste el trabajo? ¿Cuáles son las tareas? ¿Qué habilidades son necesarias para llevar a cabo esas tareas?
• ¿Qué tipo de conocimiento exige?
• ¿Qué tipo de actitudes hay que tener?
• ¿En qué contexto se realiza el trabajo?
• ¿Qué niveles de responsabilidad hay?

Para ello se utilizarán diferentes métodos para la extracción de datos y su posterior análisis.

Otra cuestión a tener en cuenta es el carácter de la información, donde, se podrán recabar datos cuantitativos o cualitativos:

1. Datos cuantitativos, éstos pueden ser contados, medidos o expresados utilizando números. Muy útil para la comparación entre diferentes puestos de trabajo.
2. Datos cualitativos, pueden ser categorizados basándose en las características y rasgos.

La recogida de datos e información es uno de los aspectos de mayor importancia y relevancia dentro del proceso de análisis de puestos de trabajo, ya que la información recogida, deberá ser los más completa y correcta, así como la más cercana y real posible, ya que en caso de no ser así el proyecto nos puede arrojar datos irreales y llevarnos al fracaso del mismo.

Existen diferentes métodos para la recogida de datos. A continuación los vamos a citar y vamos a ver qué ventajas e inconvenientes pueden tener cada uno de los métodos:

1. Entrevista personal. En este método, encontramos una ventaja muy importante que es la fiabilidad de los resultados, así como su fácil aplicación. Como inconveniente podríamos citar la posible subjetividad del entrevistado y el tiempo que nos puede llevar el proceso.
2. Comité de evaluadores. Suele utilizarse para puestos de gran trascendencia en la organización. Como ventaja se podría indicar la fiabilidad del proceso pero en contrapartida, nos encontramos el mayor coste que puede tener su aplicación.
3. Observación directa.  Es un método de gran utilidad, pero nos podemos encontrar con cierta influencia que puede ejercerse sobre el individuo, que las tareas con una frecuencia baja pasen desapercibidas y por último, su aplicación en puestos de trabajo con contenido intelectual es muy compleja. Podemos considerar éste método el que mejor coste puede tener. En contrapartida el tiempo para efectuar el proceso puede ser muy elevado.
4. Cuestionario. La ventaja de este método, es que puede ser usado como complemento de las técnicas anteriormente citadas. Se rellenan directamente por el empleado al que vamos a analizar el puesto. Los cuestionarios podrán realizarse mediante preguntas abiertas o preguntas cerradas. Citar su bajo coste y rapidez en la extracción de datos. Los cuestionarios podrán realizarse mediante preguntas abiertas o preguntas cerradas. En la parte negativa podemos encontrar, la subjetividad de las respuestas o la posible dificultad para la elaboración de los cuestionarios
5. Otros procedimientos. Se podrán utilizar otros procedimientos, como por ejemplo los partes de trabajo o el registro diario de tareas.
6. Métodos mixtos. Para poder paliar las desventajas que puede obtener la utilización de un método u otro, así como el aprovechamiento de las ventajas, la mayoría de las veces se procede a la utilización de métodos de forma mixta, como pueden ser: cuestionario y entrevista, entrevista y observación directa, cuestionario y observación directa.

En definitiva, podemos decir, que el análisis de puestos de trabajo, es una herramienta eficaz y fundamental, tanto para la organización al estar ligada estrechamente con la productividad y competitividad, como para los individuos que la componen, en relación con su carrera y desarrollo profesional dentro de ésta.

Otro aspecto muy importante de la aplicación del análisis de los puestos de trabajo está ligada con la atracción, gestión y retención del talento en la organización, ya que su objetivo final es estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el trabajo exige para desempeñarlo adecuadamente.