GTD: El arte de la productividad sin estrés

El tiempo es un recurso escaso y por tanto hay que gestionarlo eficientemente. Rompiendo con los métodos tradicionales de gestión del tiempo, típicamente basados en prioridades, importancia y urgencia, nace en 2001 el término GTD (getting things done) con el libro El arte de la productividad sin estrés, de David Allen donde se propone una forma de gestión del tiempo basada en puntos bastante elementales, aunque en  su conjunto,  de lo más efectivos.  Es obvio que este método no reduce la carga de trabajo a la que nos enfrentamos, pero si nos permite controlar todos los frentes que tenemos abiertos.

Los 5 principios del método GTD

La esencia del método es “vaciar” la mente para que la creatividad fluya y demos el máximo, siguiendo estos 5 principios:

• Recopilar los frentes abiertos o “compromisos “en un sistema de recopilación que sea fiable para tu mente, es decir, debes almacenar todas las tareas pendientes en “bandejas».

• Procesar periódicamente ese sistema para decidir qué es cada uno de los  elementos que contiene y qué hacer con ello.

• Organizar las acciones y proyectos según el momento y contexto en que pueden realizarse, distinguiendo entre lo importante y lo urgente.

• Evaluar las acciones organizadas para decidir qué hacer en cada momento en función de las circunstancias en que te encuentras. La novedad, es  que este método tiene en cuenta los posibles imprevistos que pueden surgir y sienta las bases sobre cómo afrontarlos (siguiendo la regla de los 2 minutos), recopilarlos, incluye reestructura el mapa de actuación si fuese necesario.   Los imprevistos son parte inevitable de la vida, y por tanto, hay que encarar todas las interrupciones que vayan surgiendo .

• Ejecutar el resultado de nuestra evaluación. Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas por lo que el sistema de organización tiene que ser simple.

¿Por qué aparece el estrés?

Es la mala gestión de  compromisos la principal causa de aparición del estrés. Comprometernos es necesario, pero nuestra capacidad es limitada, y por tanto, debemos saber cuándo hay que rechazar alguna propuesta. La adecuación del grado de compromiso, por consiguiente, es el punto de partida para lograr que el método funcione.

 Os dejo con una conferencia de David Allen, en la explica las claves de su método comparándolo con un arte marcial, de la que extraigo una de las reflexiones:

“Puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacerlo todo”.