La llegada del teletrabajo a nuestras vidas ya no solo es nuestra realidad actual, sino que es la tendencia a futuro que la mayoría de empresas implementará. Esta modalidad, trae cambios bastante importantes para los trabajadores que pueden provocar una disminución de la productividad.
En este contexto, los grupos de trabajo online deben aunar más aún sus fuerzas, liderados por una persona que los escuche, los asesore y encuentre las mejores estrategias empresariales para que los trabajadores puedan seguir cumpliendo sus objetivos.
Hay diversas herramientas y claves que nos ayudan a poder dirigir de una manera eficiente nuestros grupos de trabajo online, veremos a lo largo del artículo una selección de ellas, pero la que marca la diferencia y es el factor fundamental que hace posible que todas las demás herramientas funcionen es la comunicación.
Trabajar la comunicación constante con tus grupos de trabajo online, hará que los trabajadores se sientan más motivados y desempeñen sus funciones con una mayor productividad. Preguntarles por su situación durante el teletrabajo o generarles que pueden confiar en ti, son partes clave para que el trabajador aumente su sentimiento de pertenencia en la empresa, y por tanto vuelquen su máximo esfuerzo en cada proyecto.
Herramientas para la gestión de grupos de teletrabajo
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Herramientas de almacenamiento en la nube
Las herramientas de almacenamiento en la nube, permiten al grupo de trabajo online poder guardar archivos en la red sin límite de espacio, lo que será útil para aquellos que no disponen de medios con gran capacidad de almacenamiento y gestión en su casa. Además, estas herramientas te permiten poder transferir archivos y algunas de ellas editarlos de manera online, permitiendo así trabajar a varias personas de tu equipo en un mismo documento.
La herramienta más conocida y que además es gratuita es Google Drive, pero existen otras en el mercado como Microsoft Teams que unen no solo el almacenaje sino la comunicación por chat, videoconferencias y la integración de aplicaciones.
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Herramientas comunicación
Como hemos mencionado anteriormente, la comunicación es el factor clave para construir una relación de fiabilidad y confianza. Así, llamadas telefónicas de manera fluida o chats interactivos y reuniones telemáticas son el tándem perfecto para poder mantener esas relaciones que antes tenías en la oficina. Es importante resaltar que no solo hay que fomentar la relación formal sino seguir trabajando también en la relación informal de los trabajadores, permitiendo tener un ambiente distendido en alguna reunión telemática, y hablando de temas de actualidad o personales que te acerquen a tus trabajadores.
Herramientas como Skype, Zoom o Google Meet son ideales para una videoconferencia, ya que te permiten compartir pantalla para mostrar a tus compañeros la realización de una tarea o los resultados de la misma. Por otro lado, para mantener una relación fluida, Slack o Hangouts son ideales, ya que incorporan chats donde puedes hablar con tus compañeros de una manera menos formal que por correo y que te permiten poder crear distintos chats incluyendo a los distintos grupos de trabajo online.
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Herramientas de gestión del tiempo
Gestionar el tiempo que cada trabajador dedica a una tarea es imprescindible para medir los resultados en la productividad de la misma. Sin embargo, esto no quiere decir que haya que estar controlando y supervisando de una manera estricta a tu grupo de trabajo online, también hay que entender que la conciliación es mucho más complicada en casa, por lo que hay que ser mucho más flexible.
Existen aplicaciones y softwares que permiten que tus trabajadores fichen las horas de entrada y salida, e incluso las pausas o momentos de descanso. Crear hojas de Excel con el tiempo dedicado a la consecución de cada proyecto o pedir que al final de cada día esbocen una pequeña lista con las tareas que han realizado cada día, son opciones que no solo permitirán gestionar el tiempo que se dedica a cada proyecto, sino que además permiten que los trabajadores se sientan mucho más organizados, lo que lleva a un aumento notable de la productividad.
Claves esenciales para liderar grupos de trabajo online.
La realidad es que no existe un método como tal que obre el milagro y gestione a la perfección los grupos de trabajo online, pero si existen claves que pueden hacer que tu equipo alcance el éxito y mejore su productividad.
Potenciar lo mejor de cada miembro, analizando sus actitudes y competencias y repartiendo las tareas y proyectos en función a estas, es una clave que puede ayudar a que tu equipo trabaje con mayor productividad. Cada individuo tiende a desenvolverse mejor en una función que en otra dentro de un mismo proyecto, es por eso por lo que el trabajo de un buen líder es escucharlos y delegar en ellos aquello que sabemos que harán con mayor pasión, aunque en ocasiones resulte complicado.
Otra clave importante es motivar al equipo, plasmarle historias de éxito y utilizar métodos como el Story Learning para que aprendan mientras ven cómo pueden desempeñar su trabajo con la mejor productividad posible, basándose en experiencias de grandes profesionales.
Por último y no por ello menos importante, debes utilizar tiempo para formarte, aprender nuevas metodologías de éxito o generar resúmenes y contenidos de aquello que creas que pueda ser interesante en tu ámbito para lograr esos objetivos comunes que marcas con tu grupo trabajo online.
Estas acciones harán que poco a poco los grupos de trabajo online vayan adaptándose a esta situación y trabajen igual o mejor que cuando lo hacían en la oficina, aunque un término medio es lo mejor, el Blended Working combina teletrabajo con algunos días de trabajo presencial, por lo que es una fórmula flexible que reúne los beneficios de ambos métodos, mejorando la productividad de los trabajadores.
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