Aunque en el mundo del turismo sean muy conocidos los GDS (Global Distribution System), seguro que existen muchas personas y profesionales del turismo que todavía no tienen claro cual es la función de estos sistemas y las ventajas que nos reporta su implantación en nuestros negocios hosteleros.
En este artículo, podremos ver qué son y cómo funcionan los GDS y veremos los beneficios que supone la implantación de los mismos incluso en épocas donde la reserva directa tiene cada vez más presencia.
¿Qué son los GDS y cómo funcionan?
Los GDS o Global Distribution System, son una red de sistemas informatizados, es decir, una red conectada de información de reservas que es utilizada sobre todo por las compañías aéreas y las agencias de viajes. El objetivo es tener información en tiempo real sobre la reserva de billetes de avión, la reserva de habitaciones de hoteles, el alquiler de vehículos y también la reserva de billetes de tren, de autobús, de cruceros o incluso de seguros.
Por lo tanto, la forma de funcionar de los GDS es la interconexión de información a tiempo real, esta información se ofrece a través de unos servidores donde se conectan los profesionales turísticos para ofrecer a sus clientes los mejores precios y tarifas de un servicio.
Además, esta red nos da información de todos los servicios, precios y fechas de todos los operadores que estén conectados convirtiéndose de este modo en una herramienta indispensable para negocios turísticos como las agencias de viajes.
Así pues, cuando un hotel trabaja con un GDS, el hotel puede ofertar sus habitaciones a todos los agentes que estén conectados a ese GDS, además, verán la disponibilidad de habitaciones que tienen, las diferentes tarifas o las fechas disponibles.
Por lo tanto, para las empresas hoteleras, trabajar con un GDS aumenta de manera muy significativa su visibilidad en el mercado turístico, ya que llegará a un gran número de agencias de viajes de todo el mundo. Por lo tanto, se abrirá un gran mercado e incluso nuevos segmentos de mercado donde el negocio hotelero podría no estar presente.
Podríamos concluir que los GDS se han convertido en una tecnología muy importante e incluso esencial para la estrategia de distribución de los diversos agentes turísticos.
¿Cómo surgen los GDS?
Los GDS no son una tecnología nueva, aunque sí es cierto que se ha avanzado mucho desde su surgimiento y perfeccionado su forma de trabajar, los GDS surgieron en las décadas de los 60 y 70.
Fueron las líneas aéreas quienes empezaron a trabajar con estos sistemas con el objetivo de la optimización de las reservas de billetes de avión, de esta forma, pudieron simplificar el trabajo y realizar una mejor gestión de las reservas.
¿Cuáles son los GDS más importantes?
Hay que indicar que existen varios GDS con una gran importancia en el sector turístico, pero el más utilizado de todos desde hace años es Amadeus.
Amadeus fue creado en 1987 por SAS y Air France, teniendo hoy en día más de 67.000 agencias de viajes conectadas alrededor de todo el mundo y 490 compañías aéreas.
Otro GDS muy utilizado es Sabre. Se creó en 1960 por IBM en Estados Unidos y para el uso de American Airlines. Este GDS opera en alrededor del 57% del mercado en Sudamérica y es por ello que es el más utilizado y más importante en esta zona del mundo.
Abacus, sin embargo, es el GDS más importante en el mercado asiático y en el Pacífico operando en más de 20 países de esta zona. Fue creado en 1988 y, además de enfocarse en el turismo, también opera con servicios educativos y culturales.
Por último, es fundamental citar también a Travel Port, que compró los GDS Galileo y Worldspan. Aparte de los citados, también podemos nombrar a Travelsky, KIU Systems y TCA Innst.
¿Qué ventajas aportan los GDS?
Entre las ventajas que nos aporta el uso de los GDS, podemos citar las siguientes:
- La información se obtiene en tiempo real, por lo que siempre está actualizada y se pueden hacer reservas al instante.
- El número de reservas que se recibe a través de los GDS es mucho mayor que las reservas directas, además, el operar con un GDS nos daría una visibilidad mucho mayor y ampliaría nuestro mercado, por lo tanto, las ventas también aumentarían.
- Podemos comparar los precios y la disponibilidad de los servicios y con ello conseguir una adaptación al cliente mucho más eficiente.
- Se ofrece información complementaria del servicio, tanto fotos, como mapas, el clima o el tipo de moneda, etc.
Por lo tanto, el uso de GDS nos permitiría aumentar nuestro mercado y nuestras ventas, tanto es así que si una compañía utilizara los cuatro primeros GDS como son Amadeus, Sabre, Abacus y Travel Port, sus servicios se ofertarían en más de 500.000 puntos de ventas alrededor del mundo.
Los GDS en el sector hotelero
Los GDS (Global Distribution Systems) desempeñan un papel importante en el sector hotelero, hasta tal punto que es indispensable en los hoteles grandes debido a la gran cantidad de programas y plataformas que han de coordinar. Estos sistemas son plataformas tecnológicas que permiten a los hoteles y otros proveedores de alojamiento distribuir y vender sus inventarios de habitaciones a través de múltiples canales de venta.
Además de la distribución, los GDS también ofrecen funciones de gestión de reservas y herramientas de administración para los hoteles, permitiendo a los hoteles actualizar su inventario en tiempo real, recibir y confirmar reservas, administrar las políticas de tarifas y realizar informes y análisis. Esto facilita la organización y gestión de los datos de los clientes, la correcta cumplimentación de documentos legales y fiscales, un almacenamiento eficaz y exhaustivo de datos que servirá para realizar predicciones de venta, así como evitar sobrerreservas u overbooking.
Beneficios de un GDS para un hotel
Mayor visibilidad
Los GDS conectan a los hoteles con miles de agencias de viajes, operadores turísticos y otros canales de distribución en todo el mundo, por lo que aumenta la visibilidad del hotel y le permite llegar a un mercado global de viajeros. Y no solo por parte de otras agencias, sino que los viajeros que utilizan intermediarios tienen acceso a la información y disponibilidad de los hoteles a través de los GDS.
Gestión eficiente de inventario
Los GDS garantizan que la disponibilidad de cada una de sus habitaciones se mantenga al día y evita el riesgo de overbooking mediante herramientas de gestión de reservas que actualizan el inventario hotelero en tiempo real.
Tarifas y disponibilidad actualizadas
Los GDS permiten a los hoteles mantener actualizadas sus tarifas, políticas de cancelación y disponibilidad de habitaciones para los viajeros reciban información precisa y actual en el momento de efectuar su reserva.
Automatización de procesos
Un GDS automatiza tareas como la actualización de inventario, la gestión de reservas, la sincronización de tarifas y disponibilidad, y la generación de informes en un hotel. Al reducir la carga de trabajo manual para el personal del hotel, este puede brindar una atención más rápida y eficiente a los huéspedes.
Informes y análisis
Los GDS recaban todos los datos en cuanto a reservas, precios, huéspedes, competencia, ventas generales y de productos específicos, gastos, etc. que pueden analizarse para extraer conclusiones trascendentales sobre tendencias de moda, viabilidad y rendimiento económico de cada una de las actividades del hotel. Esto ayuda en la toma de decisiones estratégicas y en la identificación de oportunidades de mejora.
Integración con otros sistemas
Los GDS se integran con otros sistemas y herramientas utilizados en la industria hotelera, como el sistema de gestión de propiedades (PMS) y el sistema de administración de ingresos (RMS) para gestionar la información de forma eficiente y centralizar toda la gestión.
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