¿Cómo gestionar las nóminas de tu empresa de manera eficaz?

En todas las empresas, grandes o pequeñas, surge la necesidad de preparar las nóminas, ya sea mediante un asesor externo, interno o una persona que conozca el tema profundamente. En el momento de preparar una nómina de un empleado debemos tener en cuenta los siguientes importes:

• Salario base.
• Prorrata de pagas extras.
• Retenciones de IRPF.
• Cotizaciones a la Seguridad Social.

Luego tendremos en cuenta los complementos extraordinarios del mes, como pueden ser las horas extras, dietas, plus por kilometraje, nocturnidad...

A la hora de planificar la nómina debemos tener en cuenta que éstas deben estar realizadas en fecha oportuna teniendo en cuenta los periodos de inactividad de la empresa y de vacaciones de los empleados de RR.HH. Otra de las cuestiones importantes es ser rigurosos con los detalles de fechas de inicio, direcciones y datos a incluir  en general para evitar problemas futuros.

Un buen asesor laboral debe estar al día de los cambios en los convenios, la empresa, centro de trabajo, trabajadores en particular y de los posibles cambios que afecten por la actualización del convenio colectivo, impuestos, bases de cotizaciones...

Para realizar estas actividades con éxito es aconsejable contar con una aplicación informática ágil y útil según el tamaño de la empresa. De manera que nos permita controlar o registrar los datos sin cargas excesivas de trabajo y que permita que los errores sean los mínimos posibles.

Gestiones habituales del asesor laboral

En los procesos especiales de nóminas nos encontramos con los casos de:

• Preparación de finiquitos o liquidaciones. Ya sean por despidos, finalización de contratos  temporales o bajas voluntarias.
• Preparación de altas y bajas.
• Ajuste de nóminas por cambio en las horas extras o pluses extraordinarios.
• Preparación de bajas por maternidad y paternidad.
• Bajas por enfermedades o accidentes.

Otras de las gestiones habituales del departamento son:

• El control de vacaciones y permisos laborales.
• Control  de la vigilancia de la salud en colaboración con el Servio de Prevención de Riesgos.
• Simular cálculos de recibos de salarios para realizar comparaciones y ajustarlos.
• Generar informes.
• Certificados de retenciones de IRPF.
• Cumplir con la normativa de Prevención de Riegos Laborales.

Software para comunicar los datos del trabajador y la empresa

En los últimos años, hemos observado como la Seguridad Social ha creado diversas aplicaciones para comunicar los datos del trabajador y de la empresa en cuenta a cotizaciones, contrataciones, altas y bajas por accidentes. Por lo que el Sistema de Liquidación Directa es obligatorio desde el 2015 para todas las empresas y permite el abono de las cuotas a la seguridad social.

La Seguridad Social es la que realiza los cálculos de la liquidación de los seguros sociales de las empresas aportando el  borrador para que la empresa realice los cambios necesarios y lo confirme. De forma que se realiza el pago mediante medios electrónicos, por lo que tiene en cuenta la información que le facilita la empresa en todo momento.

SILTRA es el software que utiliza y mejora considerablemente el envío de información, el seguimiento de las liquidaciones y la visualización de errores; reduciendo los costes y mejorando la calidad de la información.

Otros aspectos en la gestión de nóminas

En cuanto a las revisiones salariales se deben realizar por lo menos una vez al año. En ellas podremos revisar y regularizar los % de retenciones cuando cambia el número de hijos, el tipo de contrato...

Al igual que el % de IPC  que debe aplicarse a las nóminas para evitar la pérdida de poder adquisitivo del trabajador al incluirlo en la mayoría de los convenios colectivos si la empresa no se ha descolgado del mismo.

En cuanto al principio de compensación y absorción de las nóminas es de destacar que al plus de antigüedad no le afecta este principio, al ser de naturaleza diferente al resto de pluses y del salario base del trabajador. Lo mismo ocurre cuando se sube de categoría según el convenio.

Las actualizaciones del otros plus sin embargo, sí se pueden compensar con otras bases como el salario base y aparecer desapercibidos en el salario neto. En el caso de que la empresa quiera regular estas situaciones puede aplicar los atrasos desde un año antes.

El pago de horas extras según las horas del convenio también es un aspecto a tener en cuenta.

En definitiva, es relevante tener en cuenta todos los aspectos en la gestión de nóminas porque todos pueden acarrear algunas consecuencias tanto para la empresa como para el trabajador.