La facturación en papel que hoy conocemos y aún seguimos usando tiene los días contados con la llegada de la facturación online y multidispositivo. Todo cambió en el año 2021 cuando se publica el Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 11/2021 2021 para evitar el fraude. Desde esa fecha estamos escuchando que las empresas estarán obligadas a remitir a Hacienda de forma instantánea sus facturas. Parece que le fecha que se establece ahora para esta obligación es la de julio de 2025. A partir de este momento la facturación deberá ser íntegramente online sin permitirse, como hasta ahora, la facturación tradicional.
Nos queremos anticipar un poco y definir algunos conceptos que quizás generan confusión referida al futuro de la facturación en nuestro país.
La facturación online
La facturación online nos va a permitir realizar transacciones comerciales de una manera mucho más eficiente y segura que con la factura tradicional en papel. La facturación online permite, de una manera digital, la emisión, gestión y almacenamiento de facturas a través de internet.
Esto hace posible que las empresas puedan generar, enviar y recibir facturas electrónicas de manera instantánea a través de plataformas digitales, lo que facilita las operaciones comerciales en tiempo real.
Pero la ventaja de este tipo de facturación no se centra solo en la relación entre empresas sino que también supone un adelante en la gestión interna de la empresa. La facturación online precisa que las empresas utilicen un software especializado que automatiza la creación y distribución de facturas. Este software permite a su vez integrar la facturación con otros sistemas de gestión empresarial, como el control de inventarios y la contabilidad. Esto lógicamente va a suponer una reducción del tiempo o de los costos asociada a la facturación tradicional y otras áreas como las indicadas.
Además, la facturación online se adapta a las regulaciones fiscales de diferentes países. Esta supone que se asegura el cumplimiento de las normativas legales, con independencia del país donde se aplique. Las plataformas de facturación online están diseñadas para manejar diferentes formatos de facturas y cumplir con los requisitos específicos de cada jurisdicción, lo que simplifica el proceso de auditoría y control fiscal.
La facturación multidispositivo
La facturación multidispositivo se refiere a la capacidad de acceder y gestionar facturas desde una variedad de dispositivos, como ordenadores, tabletas y teléfonos móviles. Esta funcionalidad es crucial en el entorno empresarial moderno, donde la movilidad y la flexibilidad son esenciales para la eficiencia operativa.
El acceso a la facturación desde múltiples dispositivos permite a los empresarios y a sus equipos gestionar las operaciones financieras en cualquier momento y lugar. Esta capacidad es especialmente útil para las empresas que operan en múltiples ubicaciones o que tienen personal que trabaja de forma remota. La facturación multidispositivo asegura que todas las partes interesadas tengan acceso inmediato a la información financiera actualizada, lo que mejora la colaboración y la toma de decisiones.
La implementación de sistemas de facturación multidispositivo generalmente implica el uso de aplicaciones basadas en la nube. Esto va a permitir la sincronización de datos entre diferentes dispositivos en tiempo real. Estas aplicaciones son seguras y están diseñadas para proteger la información financiera confidencial, asegurando que solo el personal autorizado pueda acceder a las facturas.
Ventajas del uso de la facturación online y multidispositivo
Las empresas que adopten un sistema de facturación online y multidispositivo podrán comprobar ventajas como:
- Mejorar la eficiencia de los procesamientos. Se eliminan tareas manuales gracias a la automatización de procesos. Esto supone que se reduce el tiempo necesario para crear y enviar facturas, lo que permite a las empresas centrarse en actividades de mayor valor.
- Reducción de costos. La digitalización de la facturación elimina los costos asociados con el papel, el envío postal y el almacenamiento físico de documentos. Esto a largo plazo puede suponer un ahorro interesante.
- Sostenibilidad ambiental. Al reducir el uso de papel y otros recursos físicos, la facturación online contribuye a la sostenibilidad ambiental y a la reducción de la huella de carbono de las empresas.
- Accesibilidad y flexibilidad. La posibilidad de acceder a las facturas desde cualquier dispositivo y ubicación proporciona una flexibilidad sin precedentes. Permite a las empresas responder rápidamente a las necesidades comerciales.
- Disminución de errores y precisión. Los sistemas digitales reducen la posibilidad de errores humanos en la creación y el cálculo de facturas, asegurando que los datos sean precisos y coherentes.
- Cumplimiento normativo. Las plataformas de facturación online están diseñadas para cumplir con las normativas fiscales y legales, facilitando la auditoría y el cumplimiento normativo.
- Mejora de la seguridad. Los sistemas de facturación online y multidispositivo suelen incluir medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado de datos, para proteger la información financiera contra accesos no autorizados.
Diferencia entre la facturación electrónica y la facturación online
Aunque los términos "facturación electrónica" y "facturación online" a menudo se utilizan indistintamente, existen diferencias sutiles entre ellos:
- Facturación electrónica. Se refiere al proceso de emisión y recepción de facturas en formato electrónico, que puede incluir el uso de formatos específicos como XML, UBL o EDIFACT. La facturación electrónica se centra en la transmisión de datos estructurados que permiten la automatización de facturas por parte de los sistemas de contabilidad y finanzas.
- Facturación online. Implica la utilización de plataformas basadas en la web para gestionar el ciclo completo de la facturación, desde la creación hasta el pago. Aunque la facturación online suele incluir la emisión de facturas electrónicas, su enfoque principal es la accesibilidad y la gestión en línea. Esto se traduce en que permite a las empresas interactuar y realizar transacciones comerciales a través de internet.
La facturación online es una solución más amplia que integra la emisión de facturas electrónicas con la gestión de todo el proceso de facturación a través de plataformas digitales accesibles desde cualquier lugar y dispositivo. Por su parte, la facturación electrónica se centra en la digitalización del documento en sí y su capacidad para ser procesado automáticamente.
La facturación online y multidispositivo es ya una realidad.
La facturación online y multidispositivo representa un avance significativo en la manera en que las empresas gestionan sus operaciones financieras. Al combinar la eficiencia de la automatización digital con la flexibilidad de la accesibilidad móvil, las empresas pueden optimizar sus procesos. Esto les permitirá reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente, posicionándose de manera más competitiva en el mercado global.
