El forecasting hotelero, prediciendo el futuro de mi cliente

Como bien dicen “hombre precavido vale por dos” y en el sector turístico podemos extrapolar este dicho popular para optimizar los beneficios de cualquier tipo de establecimiento hotelero. Estamos en una época en la que las estrategias de revenue management se encuentran en pleno auge, y donde la minimización de los costes manteniendo unos estándares de calidad y la correcta previsión de los ingresos son las principales claves del éxito.

En este sentido, el forecasting hotelero tiene un papel fundamental ya que trata de estimar y analizar el volumen de negocio de un establecimiento en un momento futuro determinado a partir de distintas variables como, por ejemplo, datos históricos (reservas, nivel de ocupación, tarifas empleadas, etc.), estimaciones de marketing u otros datos obtenidos a partir del cálculo de previsiones.

En términos generales, el forecasting hotelero trata de predecir la demanda futura con la finalidad de encontrar el equilibrio perfecto entre los recursos disponibles en la empresa y la demanda de los clientes.

Objetivos de las estrategias de forecasting hotelero

Se trata de una estrategia global ya que podemos planificar la demanda desde todos los niveles, desde los distintos ratios de ocupación y tarifas hasta la contratación de nuevos empleados atendiendo al volumen de trabajo en cada momento concreto. Concretamente, podemos utilizar estrategias de forecasting con las siguientes finalidades:

• Realizar una medición más precisa de la demanda, incluyendo los picos y las posibles reducciones de ésta.
• Reaccionar adecuadamente ante períodos de baja demanda.
• Correcto diseño de distintos niveles de tarifas atendiendo a la variabilidad de la demanda.
• Decidir y restringir los canales de venta óptimos para gestionar las reservas.
• Control de costes óptimo y un diseño adecuado de los presupuestos atendiendo a los recursos financieros disponibles.
• Planificar los recursos humanos necesarios en cada momento.

El análisis de los datos históricos debe ser lo más exhaustivo y minucioso posible para que la estrategia de forecasting sea lo más exacta posible ya que, en caso contrario, podemos encontrarnos con dos situaciones que debemos evitar:

• Overforecasting: Disponer de más clientes de los que realmente van a acudir a nosotros. En este caso, con una demanda alta “simulada” terminaremos estableciendo tarifas demasiado elevadas o limitaremos los períodos de estancia, obteniendo como resultado una reducción de la ocupación hotelera por una mala gestión de las reservas.
• Underforecasting: Al contrario que el overforecasting, cuando se produce una situación de underforecasting acuden a nuestro establecimiento más clientes de los esperados y de los que podemos acoger, produciéndose situaciones de overbooking y, en consecuencia, una mala reputación para nuestra empresa y una disminución sustancial de la satisfacción de los clientes.

¿Cómo planificar el forecasting hotelero?

La obtención del forecast de demanda es el compendio de varios factores como, por ejemplo, las habitaciones confirmadas en cada momento, el pickup necesario para el presupuesto o las tendencias de reservas de los últimos meses entre muchos otros. En el siguiente vídeo podemos observar un seminario  en el que se definen los principales factores para fijar una estrategia adecuada de forecasting en un hotel:

Una opción bastante simple es crear una hoja de cálculo por meses o, incluso semanas o días del año, para controlar la disponibilidad de las habitaciones y planificar campañas de marketing en función de la demanda estimada.

Sin duda, una adecuada planificación de la demanda y el establecimiento de estrategias de forecasting óptimas se traduce en una mayor satisfacción de los clientes, una difusión boca a boca de la alta de calidad de los servicios y, por ende, en un mayor éxito para nuestro negocio.