Como hacer reuniones eficaces. Optimiza tu tiempo

Las reuniones de oficina son una de las partes que más deberían disfrutar los empleados. Sin embargo, hay reuniones malas y otras que denominaremos como mejores. Las reuniones que han sido mal organizadas que no parecen llegar nunca al punto dejan a los empleados con muchas dudas. Y también hay reuniones que se han hecho bien, dejando como resultado en los empleados un sentimiento de energía positiva y con la sensación de haber logrado algo. Entonces, ¿Qué hace eficaz una reunión? y ¿cómo hacer reuniones eficaces? 

3 factores a tomar en cuenta

1. Alcanzar el objetivo de la reunión.
2. Toman una mínima cantidad de tiempo.
3. Permitir que los participantes sientan que se ha llevado a cabo un proceso sensato.

Como hacer reuniones eficaces: los 3 puntos claves

Planear y preparar una reunión haciendo un seguimiento en torno a estos tres criterios básicos, tendrá como resultado una reunión eficaz.

1.      Objetivo del Encuentro.

Una reunión eficaz sirve a un propósito útil. Esto significa también lograr un resultado deseado. Para que en una reunión se conozca el resultado u objetivo, se tiene que ser claro respecto a lo que es. Comúnmente se llama a las personas a una reunión para discutir algo sin considerar un buen resultado. Puedes hacerte preguntas como las siguientes:

• ¿Quiero generar ideas?
• ¿Estoy recibiendo informes de estado?
• ¿Estoy comunicando algo?

2.      Uso sabio del tiempo.

El recurso más valioso del que disponemos es el tiempo, y nadie quiere perder su tiempo. Usualmente pasamos demasiado tiempo en reuniones, entonces nos debemos a nosotros mismos y a nuestros equipos agilizar las reuniones tanto como nos sea posible. Perder el tiempo en una reunión, es también pérdida de tiempo para todos los asistentes.

Empiece la reunión basándose en su objetivo, todo lo que suceda en dicha reunión deberá impulsarlo para conseguir reuniones eficaces. Es mejor evitar incluir cosas superfluas.

Para asegurarse de que solo se cubra lo que se tiene que cubrir y adherirse a las actividades pertinentes, será necesario crear una agenda. Entonces, se pueden considerar los siguientes factores:

• Prioridades – ¿Qué es absolutamente necesario que cubramos?
• Resultados – ¿Qué necesitamos para llevar a cabo esta reunión?
• Participantes – ¿Quiénes tienen que asistir para ser un éxito?
• Secuencia – ¿En qué orden van a cubrir los temas?
• Tiempo – ¿Cuánto tiempo se dedicará a cada tema?
• Lugar – ¿Dónde se llevará a cabo la reunión?

Teniendo toda esta información será más sencillo preparar información de antemano, debemos pensar entonces en ¿Qué necesitan los participantes para aprovechar al máximo el tiempo de la reunión? Por ejemplo, si el objetivo de la reunión será resolver un problema puede pedir a los participantes que vengan preparados con una solución viable. Utiliza tu agenda como guía de tiempo.

3.      Participantes satisfechos por haber seguido un proceso sensible

Una vez que tengas una agenda preparada, será necesario distribuirla a los participantes y obtener sus comentarios y aportaciones. Llevar a cabo una reunión no debe ser tomado como un papel dictatorial. Es mejor tener cierta participación desde el principio.

Puede que haya algo importante que alguno de los miembros del equipo quiera añadir. Quizás has asignado muy poco tiempo a un tema en particular. Incluso podrían algunos puntos que hemos incluido que se han asentado ya y pueden ser  tomados fuera de la lista de discusión. Cualquiera que sea la razón es importante obtener retroalimentación de los participantes en la reunión.

Para garantizar la satisfacción de todos los miembros de tu equipo, hay varias cosas que puedes tener en cuenta como:

• Sí un participante está dominando la conversación, pedir abiertamente que otros aporten sus ideas.
• Al final de cada tema, hacer un resumen de lo que se dijo y pedir a la gente que confirme si es un buen resumen. Además de hacer notas del seguimiento.
• Anotar puntos que requieran más discusión.
• Al cierre de la reunión hay que hacer un resumen de los próximos pasos a seguir e informar a todos los presentes que se enviará un resumen de la reunión.

Una vez que se ha finalizado la reunión, tomate tiempo para interrogar y determinar que salió bien y lo que se podría haber hecho mejor. Evaluar la reunión partiendo del objetivo base inicial nos ayudará a saber que tan eficaz fue.