En el mundo empresarial, la comunicación efectiva es clave para construir y fortalecer relaciones, así como para lograr acuerdos y alcanzar objetivos. Cada mensaje debe ser redactado cuidadosamente para transmitir una buena imagen, de seriedad y compromiso tanto con sus clientes como sus proveedores y socios comerciales. Para ello, las empresas utilizan la denominada carta comercial.
¿Qué es una carta comercial?
Una carta comercial es un documento de comunicación utilizado por empresas. Estas cartas pueden tener distintos propósitos, como presentar productos o servicios, establecer relaciones comerciales entre empresas, responder a consultas, realizar reclamos o confirmar acuerdos, pero principalmente se utiliza para comunicarse entre empresas, clientes y proveedores.
La carta siempre tiene un carácter comercial, de lo contrario no estaremos hablando de una carta comercial. De hecho, el objetivo de la carta comercial es crear y/o mantener una relación comercial que favorezca la actividad económica de la empresa.
Al igual que cualquier tipo de carta, las cartas comerciales pueden enviarse por correo postal, correo electrónico, mensajería instantánea o por fax, aunque está última vía apenas ya se usa por su desfase tecnológico.
Tipos de cartas comerciales
Son muchos los propósitos por los que una empresa puede decidir escribir una carta comercial, por ello podemos clasificarlas según el objetivo de la carta:
- Cartas de presentación: ofrece información sobre la empresa y la marca.
- Cartas publicitarias: ofrece información sobre sus productos y el precio.
- Carta de precios: Similar a la carta publicitaria pero más enfocada al catálogo de precios de sus productos.
- Cartas de pedido: ofrece información sobre un pedido comercial concreto.
- Cartas de factura: Utilizados para el envío de una factura.
- Carta de presupuesto: Envía información sobre el presupuesto estimado de una operación comercial.
- Cartas de confirmación: Se utilizan para confirmar la ejecución de un pedido de compra o confirmar una venta.
- Cartas de comunicación interna: Se utiliza para trasmitir información relevante a los empleados de la empresa.
- Cartas de disculpa: Son comunicados donde la empresa admite que ha cometido un error. Pueden dirigirse tanto a clientes, proveedores como a la prensa en general.
Como vemos, cada tipo de carta comercial tiene un objetivo definido y permite a la empresa mantener una comunicación formal y ordenada con sus “stakeholders”.
Guía para redactar una carta comercial efectiva
Aunque existen muchos tipos de cartas comerciales, muchas de ellas coinciden con el formato de presentación, por ello en este artículo nos centraremos en la redacción de una carta comercial genérica.
Comencemos con su estructura.
Estructura de la carta comercial
Una carta comercial deberá incluir como mínimo los siguientes apartados:
Membrete – Remitente
Es el espacio de la carta que utiliza la empresa para añadir sus datos fiscales y su imagen de marca (logotipo).
Es frecuente el uso de plantillas para agilizar la elaboración de la carta comercial.
Fecha
Se añade la fecha de emisión de la carta comercial
Datos del destinatario
Incluye los datos del destinatario y se suele personalizar para que el destinatario sienta cierto grado de confianza.
Asunto
En el asunto describimos brevemente la razón de la carta.
Contenido de la carta
Empezamos saludando al destinatario y procedemos a desarrollar el contenido de la carta.
El tono de redacción, su contenido y extensión dependerá del objetivo y de la naturaleza de la carta comercial.
Despedida
Como en toda carta, es necesario incluir una despedida apropiada que finalice cordialmente la carta comercial.
Firma
Toda comunicación hay siempre que firmarla. Puede ser con la firma rúbrica (manual o digitalizada) de siempre o quizás vale con el nombre de la persona, la marca… En el otro extremo se debe incluir el nombre del remitente a mecanografía para que este pueda firmarla.
Al margen de los apartados vistos, se podrá incluir cualquier otra información que consideremos oportuna y de interés para el destinatario.
Errores comunes a la hora de redactar cartas comerciales
Durante la elaboración de una carta comercial podemos cometer ciertos errores que afectarán negativamente en la claridad, efectividad e imagen de la propia empresa. Estos errores pueden darse por diversas razones, pero principalmente suele ser por la falta de atención al detalle.
Por ello será necesario leer siempre la carta antes de enviarla con el propósito de detectar alguno de los siguientes errores:
Faltas ortográficas
Estos errores proyectan una falta de cuidado preocupante, dañando seriamente la imagen de la empresa. Varías faltas ortográficas podrán ocasionar el efecto contrario al deseado por la carta comercial.
Falta de propósito
Como hemos dicho anteriormente, las cartas comerciales deben tener un objetivo claro y definido. Es importante que la carta sea clara, concisa y directa. Debe descartarse cualquier contenido que no aporte nada o distraiga del objetivo principal de la carta.
Poco comprensible
El objetivo de la carta es que el mensaje se entienda correctamente, por ello no hay que dificultar innecesariamente su lectura.
Es recomendable simplificar el mensaje para que se entienda sin necesidad de aclaraciones adicionales.
Extensión excesiva
Evita que la carta sea demasiado larga o que incluya información innecesaria, que pueda hacer que el destinatario pierda interés. Se debe ir al punto sin rodeos ni párrafos redundantes.
Conclusión
Como vemos, la carta comercial es una herramienta de gran importancia a la hora de gestionar relaciones comerciales, por ello es vital prestar atención al detalle durante su redacción.
Una carta comercial concisa y bien escrita nos ayudará a mantener una comunicación formal y ordenada con todos nuestros socios comerciales y ayudará a la empresa a proyectar una buena imagen de marca.
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