La automatización contable consiste en aprovechar la mejora y avance de las nuevas tecnologías para simplificar en la medida que sea posible el proceso de contabilidad de una empresa.
A raíz de la Revolución Industrial todos los sectores han ido evolucionando y automatizando tanto sus procesos productivos como los procesos necesarios para llevar a cabo la actividad empresarial.
A la contabilidad también le llegó su hora, y en 1960 con la aparición de los nuevos ordenadores se automatizaron los primeros sistemas contables manuales.
Un poco más tarde, más concretamente en 1981 la informática se popularizó y permitió que los sistemas de información contables se integrasen en bases de datos.
En el siglo XXI la tecnología de la comunicación y los ordenadores en red han permitido automatizar la captura de datos, el intercambio electrónico de documentos, un ahorro significativo del papel y lo más importante el poder disponer de cualquier información contable con un solo clic.
Todo este proceso de automatización contable adquiere una mayor importancia según la envergadura de la empresa, donde el desarrollo de un sistema contable que sea efectivo y preciso puede llegar a suponer un gran desafío para la empresa.
Ventajas de la automatización contable
La automatización contable nos ofrece una serie de ventajas muy interesantes:
- Simplicidad de uso: los software son fáciles manejar y cualquier confusión, equivocación o fallo que se cometa se puede solucionar rápidamente teniendo que evitar revisar libros contables con la gran pérdida de tiempo que conlleva.
- Economización del tiempo: con un solo clic tenemos la oportunidad de disponer de cualquier documento contable necesario para tomar cualquier decisión o enviar la información contable de un lugar a otro sin necesidad de transportar libros contables, papeles o carpetas que contengan información.
- Conocimiento del estado de tu empresa: la automatización contable nos permite vigilar, comprobar y contrastar la contabilidad de tu empresa en todo momento.
- Copias de seguridad: el hecho de pasar de la contabilidad manual a la automatización contable nos permite realizar tantas copias de seguridad como queramos, haciendo que sea mucho más difícil perder nuestra información vital para la empresa.
Desventajas de la automatización contable
Paralelamente, la automatización contable también presenta inconvenientes, pero son más propios del uso de las tecnologías que la automatización contable propiamente dicha. Estos inconvenientes son:
- Virus informáticos: están a la orden del día, pudiendo penetrar en nuestros sistemas destruyendo total o parcialmente nuestra contabilidad. Es por ello por lo que se recomienda mantener unas medias de seguridad en lo que a antivirus se refiere. No olvidemos que una de las ventajas de la automatización contable son las copias de seguridad, porque lo que pese a sufrir un ataque de un virus informático, podremos mantener nuestra contabilidad a salvo.
- Robo de información: es una de las consecuencias directas de los virus informáticos mencionados en el punto anterior. Sin darnos cuenta se nos puede introducir en nuestro sistema informático un virus que permite sacar fuera nuestra información contable aprovechándose de estas circunstancias nuestra competencia.
Es evidente que la automatización contable ha sido un gran avance y de gran ayuda para las empresas, pero aún queda mucho por avanzar en esta rama.
La capacidad de innovación, la gestión del capital intelectual, el riesgo al que está sometida nuestra empresa, la motivación o el aprendizaje siguen siendo un gran reto para los contables, los cuales intentan desarrollar una metodología que nos permita valorar y registrar los activos intangibles de las empresas.
Debemos estar preparados para aceptar dicho reto y familiarizarnos lo más rápidamente posible con los nuevos conceptos que surjan, nuevos ratio e informes, nuevos indicadores, etc. porque si no estamos actualizados perdemos oportunidades… Y tú, ¿éstas preparado?
“En tiempos de cambio, quienes estén abiertos al aprendizaje se adueñarán del futuro, mientras que aquellos que creen saberlo todo estarán bien equipados para un mundo que ya no existe” Eric Hoffer
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