Cómo hacer un pdf interactivo en InDesign en 6 pasos, breve guía

El formato PDF es un estándar mundial para documentos digitales lanzado por Adobe el 1 de julio de 2008. Estoy seguro, que a estas alturas en alguna ocasión te has topado con un documento PDF. Puede ser porque lo hayas creado tú mismo o bien porque simplemente lo has recibido en tu bandeja de correo electrónico. Hasta aquí todo bien, pero ¿sabes cómo hacer un documento interactivo?

Antes de entrar en materia, si no has oído nunca qué es esto de los documentos o PDF interactivos te diré, que son documentos compuestos por textos, imágenes, formas etc. a los que podemos añadirle una experiencia participativa entre el usuario y el documento. En otras palabras, puedes añadir a tus documentos PDF enlaces, transiciones de página, audios, vídeos, botones y formularios entre otros. En conclusión, se trata de una muy buena forma para hacer atractivo cualquier documento favoreciendo la asimilación de la información por parte del lector.

Adobe Indesign, es una aplicación líder en el sector del diseño y la maquetación editorial. Esta ofrece todas las herramientas necesarias tanto para crear documentos PDF destinados a impresión y como documentos PDF interactivos, que es el apartado en el que nos a centrar en esta publicación.

¿Cómo hacer un documento interactivo en InDesign?

Para explicar de la mejor manera posible, cómo hacer un documento interactivo,  vamos a basarnos en un ejemplo sencillo como el que te muestro a continuación. Se trata de un formulario en el que podemos rellenar los datos solicitados. Además, crearemos varios botones y un campo de firma. Veamos el proceso paso a paso.

Paso 1. Crear un nuevo documento

Cuando abrimos Adobe InDesign podemos seleccionar una serie de perfiles preconfigurados para impresión, web y móvil. Sea cual sea el que elijamos, posteriormente podemos exportar como PDF interactivo. Por lo tanto, este paso no condicionará el resultado final de nuestro documento. En este caso vamos a crear un documento (Archivo > Nuevo) en formato A4 una sola página y orientación vertical. 

Paso 2. Campos de texto

Sobre esta página vamos a ir añadiendo textos y formas para conseguir un aspecto similar al de la imagen. En este paso vamos a dejar de lado los botones de enviar y borrar formularios. Estos se crearán en el siguiente paso.

Para que al exportar a PDF interactivo podamos rellenar en Adobe Acrobat los campos correspondientes al Nombre, Apellidos y Domicilio tenemos que hacer lo siguiente:

1. Seleccionamos los tres rectángulos a la vez.
2. Hacemos visible el panel Botones y formularios disponible en el menú Ventana > Interactivo.
3. Sobre este, en el desplegable Tipo seleccionamos Campo de texto. Seguidamente, podemos configurar la fuente, tamaño y versión de la tipografía con la vamos a escribir en estos campos de texto.

Paso 3. Botón de opción

Una vez tenemos listos los campos de texto, vamos a seleccionar los dos cuadrados del estado civil. A través de estos, añadiremos unos botones de opción para que el destinatario pueda seleccionar alguna de ellas. Para crear esos botones de opción, nos vamos de nuevo al panel Botones y formularios. Ahora en el desplegable Tipo, seleccionamos Botón de opción. Por defecto, ambos botones aparecerán activados en la posición normal y esto no es lo que nos interesa.

Para solucionarlo, seleccionamos cada botón de forma individual y en el apartado Apariencia hacemos clic sobre la segunda opción, dónde se puede ver un cuadradito en de color blanco en lugar del punto negro. De esta forma, ambos botones aparecerán desactivados en su estado normal y al hacer clic sobre el botón seleccionaremos la opción deseada.

Para comprobar lo que llevamos hecho hasta ahora, vamos a exportar dirigirnos al menú Archivo > Exportar > Adobe PDF (Interactivo). Veamos el resultado en la siguiente imagen.

Paso 4. Botones para enviar y borrar formulario

En este paso vamos a crear dos botones, una parte fundamental para saber Cómo hacer un documento interactivo en Indesign.  Uno de ellos lo configuraremos para enviar el formulario a una cuenta de correo electrónico y el otro para borrar todos los campos cumplimentados. Para realizar este proceso nos apoyaremos en los botones y formularios de ejemplo que nos ofrece Indesign en el panel de Botones y formularios. Para acceder a estos botones tenemos que hacer clic sobre el botón de opciones ubicado en la parte superior derecha. En el menú desplegable que aparece seleccionamos la opción Botones y formularios de ejemplo.

Ahora solo tenemos que arrastrar el botón que más nos guste, para este micro tutorial hemos utilizado los botones 125 y 126. Una vez que los arrastramos a la página en la que estamos trabajando en InDesign, se recomienda convertir a objeto ese botón. De lo contrario, al añadir el marco de texto "Enviar formulario" encima del botón este no será visible al exportar a PDF. Para convertir a objeto solo tenemos que hacer clic sobre el siguiente botón destacado teniendo seleccionado el botón previamente:

Al convertir a objeto estamos borrando cualquier acción y configuración previa del botón de ejemplo. A continuación, vamos a insertar el texto en "Enviar formulario" justo encima en color blanco. Después seleccionamos ambos elementos y los agrupamos para así disponer de un solo elemento. Finalizada esta parte, aplicaremos la acción de Enviar formulario con el botón seleccionado desde el menú que podemos ver en la siguiente imagen:

Este mismo proceso lo repetiremos para el botón correspondiente a borrar formulario. La única diferencia es que tenemos que seleccionar acción de Borrar formulario en las acciones.

Paso 5. Campo firma

Continuamos con el penúltimo paso que consiste en añadir un campo de firma. Aquí solo tenemos que crear un rectángulo con color de trazo negro, por ejemplo. Seguidamente, añadimos el texto Firma: justo a la izquierda del rectángulo y listo. Para añadir la funcionalidad del campo de firma solo tenemos que seleccionar el rectángulo creado y en el panel Botones y formularios seleccionamos Campo de firma en el desplegable Tipo.

Gracias al campo de firma podemos crear e insertar nuestra firma personalizada desde Adobe Acrobat.

Paso 6. Exportar a PDF interactivo

Para finalizar con esta breve guía sobre cómo hacer un documento interactivo en InDesign nos faltaría obtener el PDF interactivo. Para ello tal y como hemos comentado anteriormente nos tenemos que dirigir al menú principal Archivo > Exportar > Adobe PDF (Interactivo). 

Con estos sencillos pasos ahora seguro que te queda mucho más claro cómo hacer un documento interactivo en InDesign. No obstante, el abanico de opciones y posibilidades que nos ofrecen estos archivos PDF es muy amplio. Por este motivo te recomiendo que practiques todo lo que puedas con estas funcionalidades y compartas tu experiencia.