que es una cuenta de mayor

En múltiples ocasiones, por no decir que todas, las empresas o profesionales que manejan cuentas comunes deben llevar un registro de los gastos u operaciones que llevan a cabo. Esto con el motivo de justificar los cambios que puedan presentarse en lo que es una cuenta de mayor y así mantener un control más preciso sobre los recursos de la empresa o de sí mismo.

Esta es solo una forma de hacer ver lo importante que es manejar muy bien estos conocimientos, por lo que si estás aquí para aprender, te damos la bienvenida.

Definición de cuenta de mayor

Una cuenta de mayor (o mayor contable) es una ficha individual o un libro contable en el que se registran las cantidades usadas por una cuenta durante las operaciones económicas que se pueden llevar a cabo dentro del marco de una actividad profesional o empresarial. Es así como la cuenta de mayor es un libro que recoge todas y cada una de las transacciones económicas registradas en las cuentas de una entidad, las cuales son ordenadas de forma cronológica.

Sin embargo, aparte de entender qué es una cuenta de mayor, se hace referencia a que su uso no es obligatorio, aunque lo cierto es que es recomendable ya que permite a la entidad u organización tener un registro de los saldos iniciales y los movimientos incluidos en sus cuentas contables. De igual manera sirve para determinar cuál es el saldo de la compañía durante el ejercicio contable en curso.

Diseño del mayor contable

Por lo que se conoce de lo que es una cuenta de mayor, solo existen dos maneras o diseños de realizar las entradas del libro mayor:

1. Forma de T: Tradicionalmente, los movimientos se registran en el mayor contable en un formato de T, de esta forma, las entradas y salidas de la cuenta de la organización se colocan a la izquierda y a la derecha de la T. En el lado izquierdo se encuentra el debe (deudas y gastos) y en el derecho se encuentra el haber (ingresos), en función del tipo de movimiento y de la cuenta contable de que se trate.
2. Forma de cuadrado: En la actualidad, este esquema es el más empleado por las empresas para llevar el registro de sus movimientos contables. A través de un cuadro de una tabla, las empresas pueden recopilar más información, sin mencionar los movimientos de dicha cuenta contable, como la fecha de la transacción y el concepto del movimiento.

Saldo de una cuenta de mayor contable

El saldo que se refleja en el libro mayor es la diferencia entre el debe y el haber, de esta forma se puede encontrar 3 suposiciones diferentes:

1. Saldo deudor: Este se clasificará de esta manera cuando el debe sea mayor que el haber, reflejándose en un valor negativo.
2. Saldo acreedor: Este es lo opuesto a lo anterior, cuando el debe es mayor que el haber, por lo que se verá el saldo en positivo.
3. Saldo nulo: Esto ocurre cuando el valor del debe como del haber son exactamente iguales, notándose un saldo en cero.

Registros contables

Para comprender lo que es una cuenta mayor contable y para qué sirve describamos lo que son el conjunto de registros donde se detallan cronológicamente todas las transacciones llevadas a cabo por un ente económico en un tiempo determinado, denominándose así cuentas contables. Un ejemplo sería la cuenta de caja de una empresa, donde se anotan todos los movimientos que realiza en efectivo.

Estos registros contables se compone de la siguiente manera:

Nombre de la cuenta

Hace referencia a la denominación específica de la cuenta. Es recomendable que dichos nombres sean los más explícitos posibles. Por ejemplo, "El proveedor" o banco. 

Código

Es el número que la identifica dentro del plan de cuentas del ente económico.

Debe o Débito

Se ubica en la parte izquierda de la cuenta y se emplea para ingresar los débitos.

Haber o Crédito

Registra los créditos del ente económico y está ubicado en la parte derecha de la cuenta. 

Saldo

Es la diferencia entre el debe y el haber; por lo que si la suma de los débitos es mayor que la suma de los créditos, entonces estás frente a una cuenta de saldo deudor. Si sucede lo contrario, el saldo es acreedor.

Los saldos se clasifican en: 

• Saldo deudor: cuando el debe es mayor que el haber.
• Saldo acreedor: cuando el haber es mayor que el debe.
• Saldo nulo: cuando el debe y el haber son iguales, se conoce como cuenta saldada.

Estructura de las cuentas contables

Otro elemento para saber sobre lo que es una cuenta contable y para qué sirve son sus estructuras. Cualquiera que sea el método a utilizar, toda cuenta presenta aspectos comunes:

• En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido: Ejemplo; vehículo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.
• En la columna de fecha se describe el día y año en que ocurre la operación que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando varía.
• En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el motivo que ha originado el aumento o disminución de la cuenta, por ejemplo venta de contado. Cobro de P. Pérez, pagó a sueldos, etc.
• En la columna del “debe” se anotan los importes en términos monetarios que significan cargo o débito para la cuenta.
• En la columna del “Haber” se anotan los importes en términos monetarios que representen abono o crédito para la cuenta.
• En la columna de saldo señalaremos lo que va quedando en la cuenta en término monetario, después de cada cargo o abono.
• En la columna de “folio” se presenta una referencia donde señalaremos el libro de contabilidad de donde proviene la operación que se está registrando.

¿Qué hace? ¿Qué es una cuenta contable y para qué sirve? Bien entérate mejor para finalizar, que las cuentas contables registran la información relacionada con las transacciones de tu empresa. Por lo que saber manejar esta información precisará tus proyectos para el futuro.

Programas y herramientas para elaborar una cuenta de mayor

En la actualidad, cualquier profesional que sepa lo que es una cuenta de mayor contable, debe ser capaz de manejar las herramientas que hacen del manejo de la información introducida más fácil y entendible. Entre estos programas tenemos:

• Microsoft Excel: La herramienta administrativa por excelencia, Excel permite guardar los datos en hoja de cálculo con una gran variedad de formatos, es una de las herramientas auxiliares más empleadas.
• Business One: es un software de gestión empresarial (ERP) referente a nivel mundial, pensada para las empresas medianas o pequeñas.

Para cerrar, mencionamos que el uso de estos programas, así como el manejo de los libros mencionados pueden llegar a ser muy complicados si no se cuenta con la formación necesaria. Por eso te invitamos a echarle un ojo a la siguiente sección que puede parecerte interesante.

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